OptiPack använder AM för sitt systematiska arbetsmiljöarbete

OptiPack har sin produktionsanläggning i värmländska Sunne. Företaget har funnits sedan 1939 och är i dag en ledande aktör på den skandinaviska förpackningsmarknaden där de levererar till branscher som livsmedel, transport och bygg.

Kvalitets- och miljöansvarig på OptiPack är Niklas Persson, som är en av dem vars vardag har blivit enklare med hjälp av AM.

– Innan vi skaffade AM hade vi alla våra rutiner runt arbetsmiljöarbete i pappersformat, berättar Niklas. De handlingsplaner vi hade från arbetsmiljömöten, säkerhetskommitéer och skyddsronder och så vidare låg i varsitt excel-ark på olika ställen fördelat på två servrar vilket gjorde att det sällan var någon som visste var rätt fil låg eller när vi behövde utföra en åtgärd. Ofta glömde vi helt enkelt bort att gå in och genomföra den.

Över tid växte en enorm backkatalog fram med sådant som borde ha gjorts, och som kom upp till ytan först när det var dags för revision en gång per år. Men i takt med att Niklas fick ett allt större ansvar för kvalitet och miljö började han snegla mot AM som ett sätt att få mer systematik i arbetsmiljöarbetet.

– Jag kände att det var dags att flytta över allting till en plats. Så jag började lägga in arbetsmiljömöten, skyddsronder och riskanalyser. Jag skapade listor för att få koll på vilka risker som är farligast för oss samtidigt som systemet hjälpte mig att få det svart på vitt vem som skulle göra vad och när det skulle ske.

Niklas Persson, Kvalitets- och miljöansvarig

En nödvändig överblick

AM blev tjänsten som gav Niklas överblick över de viktigaste delarna av OptiPacks arbetsmiljöarbete, och med tiden började de använda allt fler av systemets olika delar.

– I dag använder vi AM för en hel del. Vi använder det bland annat för tillbudsrapporter och för att regelbundet testa så att nödstoppen på våra maskiner fungerar. Den typen av arbete är otroligt tacksamt att göra när man har ett system som påminner en.

En annan funktion i AM som har blivit viktig för Niklas är processkartan. Dels för att det mer eller mindre är ett krav att ha en bra processkarta för att leva upp till ISO 9001.

– Vi behöver en processkarta som förklarar input och output av våra huvudprocesser, berättar Niklas. Men sen är det viktigt för alla våra operatörers skull. Det blir så mycket enklare för dem att hitta rätt när de loggar in och möts av en översiktlig processkarta varifrån de kan lägga in sådant som nya underhåll och nya ärenden. Sen har de alla processer, policys, instruktioner, befattningsbeskrivningar och allting annat som de behöver som har med säkerhet att göra. Att kunna få upp det här med några få klick är väldigt smidigt.

En annan funktion i AM som har blivit viktig för Niklas är datumfält med triggers.

– Vi har arbetsmiljömöte två gånger per år och säkerhetskommité två gånger per år. Inför dessa behöver jag till exempel göra en skyddsrond där man går runt på alla arbetsplatser och frågar hur medarbetarna upplever arbetsmiljön. Det här ska ske innan arbetsmiljömötet.

Med AM kan Niklas föra in datumet för mötena i systemet och få automatiska påminnelser två veckor innan, till både sig själv och andra inblandade som behöver göra till exempel skyddsronder.

– För mig som samordnare är det en enorm skillnad nu när systemet kan göra så mycket på egen hand. Jag slipper komma ihåg att skicka ut rätt information till rätt personer och ha koll på att alla verkligen får det de behöver.

När Niklas väl har satt upp en bra rutin för någonting, såsom arbetsmiljö- och säkerhetskommité-möten kan han även återanvända rutinen i framtiden. På så sätt eliminerar han risken att saker och ting glöms bort.

En säkrare arbetsplats

– I dag har vi ett 30-tal olika ärenden i AM och jag upplever att ingenting längre faller mellan stolarna, förklarar Niklas. Ingen behöver längre sitta och fundera över när någonting ska göras, utan systemet sköter allt. Enkelheten är den stora positiva grejen för oss.

I dag använder alla på OptiPack AM. Från början var det bara ett fåtal användare med en gemensam inloggning men snart såg de nyttan av individuella inlogg så att alla kunde bli ansvariga för någonting. Nu kan vem som helst gå in och göra till exempel digitala signaturer på kontroller istället för att göra det på ett papper som måste arkiveras ett visst antal år.

En annan effekt av att använda AM för det systematiska arbetsmiljöarbetet har varit att Niklas enkelt kan ta ut statistik från systemet.

– Om arbetsmiljöverket kommer och frågar hur ofta vi gör en viss kontroll kan jag ta fram exakt hur det ser ut. Sedan kan jag enkelt göra uppföljningar och ta ut rätt grafer för att visa ledningen på de återkommande möten där jag behöver göra det.

Nu är det över 6 000 dagar sedan OptiPack hade en arbetsplatsolycka som innebar att någon var tvungen att vara hemma från jobbet, trots att det är en relativt farlig industri.

– Vi har så pass bra kontroll på arbetsmiljö, skyddsronder och maskinskydd i dag att vi klarar oss bra, avslutar Niklas.