Enably siktar på ISO-certifiering och samlar hela ledningssystemet i AM System

Familjeföretaget Enably startade 1937 och gick under många år under namnen Sävar Snickeri, Sävar Metall och Sävar Industrihus. 2020 renodlades varumärkena till ett Enably och samma år beslutade styrelsen att inleda ett arbete för att nå en certifiering enligt ISO 9001 och 14001.

Peter Forssell, VD på Enably

Från word och excel-filer lite överallt, till EN samlad plattform

Peter Forssell började 2019 som vd/koncernchef och har lång erfarenhet från tjänsteproducerande företag och säljbolag. På Enably har han arbetat med verksamhetsutveckling, marknad samt att verkställa målet kring ISO-certifiering, som blir ett komplement till deras tidigare FSC certifikat.

Trä och metall i symbios

Två produktområden är särskilt stora på Enably. Laboratorieinredning till den svenska marknaden och utfällbara sängar till hotell och sjukhus i Sverige, Norge och Tyskland. Utöver det tillverkar de även specialinredning till bland annat hotell.

Laboratorieinredningen erbjuds som en fullservicelösning, vilket är unikt. Från teknikprojektering till 3D visualisering, produktion och sedermera montering, inklusive förberedelser av media, vatten, luft och avlopp. En helhetslösning som gör att kunderna inte behöver fundera över ansvarsgränser mellan olika entreprenörer.

Erfarenheten av att kombinera trä och metall gör att Enably sticker ut som specialsnickeri.
– Vi uppskattas för vår erfarenhet av att kombinera material, vilket gör att vi kan ta hänsyn till både pris- och materialfördelar. Vår egen metallbearbetning gör också att vi kan vara mer snabbfotade när det kommer till förändringar, förklarar Peter.

I AM System har Enably visualiserat alla sina processer. Här visas deras huvudprocess, klickbar och enkel att navigera sig i.

Resan mot ISO-certifiering

På Enably fanns ingen tidigare intern erfarenhet av att nå en ISO-certifiering och de behövde hjälp med att förstå alla delar som krävdes för att bli certifieringsbara.

– Vi hade sedan tidigare separata ledningssystem i våra bolag som skulle integreras och kände att vi behövde extern hjälp. Efter upphandling och ordentlig utvärdering föll valet på AM System som digital plattform och Envima för projektledning av integrationen av ledningssystemen och vägledning mot själva certifieringen. Vi har en definierad treårsplan och de har gett oss kunskap, agerat huvudprojektledare och pushat oss att hålla tidsplanen.

I AM System började man samla helheten

Arbetet med att revidera ledningssystemet kunde således sparka igång och man började i Dokument-modulen med att dokumentera in rätt saker, på rätt plats. Peter hade jobbat med AM Systems Ärende-modul tidigare och kompletterade med prioriterade ärendeflöden.

– Under utvärderingen fastnade vi för olika saker hos olika leverantörer och när vi summerade allt så matchade AM System oss bäst. Det är kombinationen av Dokument och Ärende som blir så komplett, säger Peter.

Idag har Enably samlat all styrande dokumentation i AM System. Peter byggde tidigt upp ärendeflöden för att hantera riskobservationer, felanmälningar på fastighet och maskiner samt interna och externa avvikelser. Här hanteras även alla avtal från leverantörer och alla skyddsronder som skyddsombuden gör.

Genom tydliga formulär och flöden får Enably kontroll på alla sina olika ärenden.

Positiv användarupplevelse

Personalen började använda systemet redan några månader efter införandet och inför sommarens revision hade man en ordentlig genomgång med personalen.

Certifieringsrevisionen gick väldigt bra. Bara tre mindre avvikelser, som vi kommer att släcka direkt efter semestern.

– Användarupplevelsen är positiv med intuitiv och logisk navigering. Ärende-modulen är kraftfull och smidig att jobba med och jag uppskattar också enkelheten i att rita upp alla våra processer.

Störst är användandet bland tjänstemän som är involverade i dokumentation, processer och analyser av resultat. Medan produktionen nyttjar AM System för sina SOP (standard Operating Procedure), egenkontroller, skyddsronder samt för att registrera riskobservationer som tidigare gjordes på papper. Dessa är nu digitala och tillgängliga via QR-koder som produktionspersonalen kan scanna och registrera, via sin mobil.

Andra användningsområden är kundnöjdhetsmätning, som också är uppbyggd i Ärende och som görs tillgänglig via en publik länk till alla kunder. Och så HR-området som Peter nyligen börjat jobba med. Här vill man skapa flöden för medarbetarsamtal, introduktion för nyanställd samt off-boarding i samband med att en medarbetare slutar.

Bättre i flera led

Enably gick in i certifieringsprojektet i syfte att höja kvaliteten och bli mer konkurrenskraftiga.

– Sommarens certifieringsrevision gick väldigt bra. Bara tre mindre avvikelser, som vi kommer att släcka direkt efter semestern. Sammantaget ser vi att arbetet har minskat våra söktider och gjort oss mer effektiva. Tidigare hade vi mycket utspritt i word- och excelfiler, lite överallt. Nu vet alla att det är här, i AM System som allt är samlat och de kan ta del av relevant information på en plats, säger Peter och fortsätter:

– Den mest tydliga effekten är att vi också synat våra processer och haft många bra diskussioner kring var olika aktiviteter görs bäst och mest effektivt. När man ritar upp alla steg i en process i AM System blir det tydligt var brister kan uppstå. Just överlämningsprocesserna mellan exempelvis sälj – beredning – produktion har blivit tydligare och vi har justerat ansvarsområden och flyttat vissa moment där de passar bättre.

Enablys beredningsprocess, visualiserad direkt i AM System

Den digitala resan fortsätter

På Enably fortsätter arbetet med digitalisering. Deras satsning på teknikprojektering av laboratorieinredning har kommit en bra bit på vägen och målet är att en och samma 3D ritning ska vara vägledande och instruerande hela vägen från sälj till slutmontage.

– Här har vi något riktigt bra på gång. Att arkitekten redan från start kan få en upplevelse av rymd och flöde genom en 3D visualisering som gör att felbedömningar kan undvikas. Och att vi sedan kan återanvända den visualiseringen mot kund, beredning, produktion och montering. Det skulle resultera i en 100% digital resa, som är effektiv och hållbar i flera led, avslutar Peter.