Möt Indexator – en modern, digital organisation mitt i skogen

I en kyrkby långt ifrån storstan, omgiven av skog, finns ett företag som vinner jämställdhetspris, samlar utmärkelser och hjälper internationella aktörer med forskning och utveckling. Vi intervjuar Indexator, som berättar om sina utmaningar och hur de tacklar dem med en modern, digital organisation.

Månadens filosofifråga, passar det in på ett industriföretag? Går det att lära medelålders medarbetare att använda Youtube i stället för att ringa IT? Och kan internationella företag verkligen vilja söka sig till en testanläggning i en liten kyrkby? Ja, ja och ja, om du frågar Indexator.

Toppmodernt labb i en norrländsk kyrkby

I utkanten av Vindeln, ett samhälle i Västerbotten med knappt 2 500 invånare, jobbar 125 personer med att tillverka och utveckla rotatorer, alltså grejen som gör det möjligt att rotera till exempel en gripklo på en skogsmaskin. Men Indexator gör mycket mer än bara själva tillverkningen. En del av deras anläggning är ett labb i tre våningar där de testar hållbarhet och effektivitet på sina produkter under naturliga förhållanden.

“Vissa outsourcar sin produktutveckling, tvärtemot hur vi gör. Det ger oss en konkurrensfördel”, berättar Kennet Bergqvist, Indexators leancoach. Han började som CNC-operatör och montör på Indexator, men ansvarar sedan 2010 för arbetsgivarfrågor, kvalitet och verksamhetsutveckling.

”Vi har ett avancerat laboratorium, även universiteten kommer till oss och vill göra mätningar.”

“Vi har stort know-how inom vårt område – du kan kopiera vår produkt, men du kan inte mäta alla egenskaper som vi räknat ut. Det har definitivt hänt att konkurrenter har kopierat vår produkt, men de kan inte kopiera vår kunskap, våra mätvärden.”

Här är Indexator på rätt spår inför framtiden. Investeringarna i immateriella egendomarna (på engelska “intellectual property” eller “knowledge based capital”, KBC) ökar stadigt i världen. Titta till exempel på den här grafen från OECD över amerikanska bolags investeringar (den mörkare blå linjen visar alltså investeringar i immateriella tillgångar):

Indexator - OECD-graf

Indexators labb är alltså i högsta grad en investering för framtiden, men gör förstås nytta även här och nu: labbet ger Indexator möjlighet att genast testa det som de har räknat sig fram till. Det här drar de inte bara nytta av själva; internationella maskintillverkare kommer ofta till dem för att få hjälp.

“Vi har en styrka i att vi har allting in-house. Vi kan hjälpa kunden att utveckla produkten, hjälpa dem att räkna på vad en ändring får för effekter. Vi har ett avancerat laboratorium, även universiteten kommer till oss och vill göra mätningar.”

Kraven på mätningarna och produkterna är höga, likaså kraven Indexator ställer på sina leverantörer.

“Leverantörerna måste ställa upp på våra krav. Vi ställer absolut högre krav än många gör. Till exempel i prioriteringar: säkerhet och kvalitet kommer först. Ekonomi kommer sist. I början skickade vi till exempel ibland med flyg till USA istället för båt, för leverans går före ekonomin. Det är viktigare att komma fram i tid än att hålla nere kostnaden. Men i enskilda frågor kan det såklart bli undantag, det är svårt att följa till 100 %.”

Det kanske mest lockande undantaget är att prioritera ekonomi framför kvalitet och miljö.

“Historiskt sett har vi köpt mycket från underleverantörer i Sverige”, berättar Kennet. “Sen sneglar man på Asien, och visst finns det billigare alternativ. Men det är en riskabel väg att gå. Vi har testat att köpa in saker därifrån som varit riktigt dåliga. Då säger folk hos oss att om vi köper från ett grannföretag så följer vi filosofin bättre och kapar ner på transporter, så det blir positivt för vår miljöpåverkan. Men så har man prisfrågan. Samtidigt har vi mätetal. Vi är ju ISO-certifierade inom miljö, kvalitet och arbetsmiljö, så vi måste till exempel ta hänsyn till hur mycket el vi förbrukar, hur mycket kemikalier vi släpper ut. Det är hela tiden en dragkamp mellan effektivitet och att vara mer miljövänlig. Hela tiden en dragkamp.”

Självklart matchar Indexator sina höga leverantörskrav med att ställa krav på sig själva. Även om Indexator visar framfötterna på många områden tycker Kennet att det finns mer kvar att utveckla.

Flaskhalsarna i arbetsflödena ska mätas bort

“Vi gjorde en mätning på vår ändringsprocess, kom fram till att medel-ledtiden från att man skickat in en ändring till att den var genomförd var ca 150 dagar”, berättar Kennet. “Det visade sig att det fanns vissa glapp i processen, till exempel möten som dröjde 3 veckor för att nån var för inbokad, eller att det blev flera onödiga möten.”

En annan mätning visade att kön med ärenden som kom in var alldeles för lång. En person hade 80 väntande ärenden, en kö som skulle ha tagit flera år att hantera. Här har Indexator tagit hjälp av digitala processer för att bli mer effektiva.

“Vi använder AM System för att standardisera den biten”, berättar Kennet. “Till exempel om kunden vill ha ett större hål i en produkt: förr använde man mejlen, mejlade fram och tillbaka, skickade dokument hit och dit. Nu sköter vi det digitalt. Hela utförandet, slutförandet och att följa upp att man gjort det. Mer och mer sådant behövs i ett företag som vårt.”

Som bekant leder en utveckling mot mer digitalt arbete (eller vilka förändringar som helst, egentligen) ofta till muttrande i leden, men på Indexator verkar övergången gå hyfsat smärtfritt – utan att IT-avdelningen blir nerringd.

Indexator

Self-learning är framtiden

“För 20 år sedan hade vi fler arbetare och färre tjänstemän”, berättar Kennet. “I dag arbetar vi mer med avancerad produktutveckling och produktionstekniska frågor, vi använder fler digitala tjänster.”

Kennet beskriver hur de gör för att jobba effektivt tillsammans i dag.

“Vi har ett projektrum där vi har fullt med whiteboardtavlor som vi använder för att få överblick och göra visuella avstämningar och uppföljningar. I det dagliga behöver man stämma av på ‘pulsmöten’ som vi kallar det för att hålla arbetet igång.”

“När vi skickar ärenden och dokumentation mellan oss är det digitala tjänster som gäller, AM System till stor del redan nu och mer i framtiden”, fortsätter Kennet. “Det kan vara till exempel riskbedömningar, olyckor och tillbud. Uppföljning sker manuellt, fysiskt på whiteboard. Program som AM är ju inte gjorda för att vara visuella utan för att sköta processerna i.”

Kennet tror att det ökade användandet av digitala tjänster kommer att vara en riktig framtidsutmaning för många företag. För att framtidssäkra gäller det att tänka till innan man köper ett nytt program. Kennet exemplifierar med affärssystem.

“Du kan bara ha ett system för att hantera all data, annars blir du tokig. Ska man köpa ny mjukvara, då måste man tänka till. I vårt gamla affärssystem var det hemsnickrat med många lösningar ovanpå varandra, olika moduler och tillägg. Sen uppdateras mjukvaran och då försvinner alla tillägg, inget passar längre. Det blir som Duplo på vanligt Lego. Det är miljoner i konsulttimmar som går förlorade. Så när man skaffar nytt måste man ställa tuffa frågor, om vi vill plocka ut data, är det enkelt att koppla ihop, är det kompatibelt?”

De digitala tjänsterna som tar allt mer plats kräver också att personalstyrkan är villig att gå igenom omställningar.

“Det behövs och kommer bli mer self-learning. En som jobbar på Indexator idag är kanske i snitt 30–40 år, men en sommarjobbare som vi tar in är 17 år. Det är en helt annan generation, när det är något de inte kan så googlar de eller kollar tuben och hittar hur man gör. Vi har försökt med att få 50-åringarna att kolla Youtube istället för att ringa IT. Vi testade när vi skulle byta telefoner, då skickade vi ut filmer istället. Och för de flesta gick det bra!”

Sommarjobbargenerationen, som likt Indexator värderar annat än pengar (en utveckling vi beskrev i vår artikel om gemenskap på arbetsplatsen), ska så småningom också bli vuxna och fast anställda. Som så många andra företag, kanske särskilt företag på mindre orter, tampas Indexator med utmaningen att hålla kvar kompetenta personer, yngre som äldre.

Indexator

Planering på gång – Kennet som härförare i rutig skjorta

Rustade med kunskapsdelning

“På tjänstemannasidan är det otrolig konkurrens, hög omsättning. På golvet, där tenderar det att vara mer så att du blir kvar när du väl börjat. Men konstruktörer och produktionstekniker är bristyrken i dag, där är det tufft.”

Men Indexator är rustade för att klara att någon slutar.

“Vi kan aldrig garantera att individer stannar kvar, så det är dokumentation och åter dokumentation”, berättar Kennet. “Vi jobbar mer i team, inom produktområden. Tanken är att man är två och två i projekt, det är aldrig en som bär på all kunskap. Någon kan alltid haka i om den andra blir sjuk, föräldraledig eller slutar. Just nu har vi kanske 6–7 konstruktörer och de är i flera projekt samtidigt, men har olika typer av ansvar i projekten.”

I första hand satsar Indexator förstås på att behålla de anställda som de redan har. Jämfört med större företag har Indexator på vissa sätt mindre att erbjuda, på andra sätt mer.

“Karriärsvägen är inte lika lång här som på Volvo”, säger Kennet. “På sin höjd kan du kanske bli teknisk chef här. Däremot kan du få stor bredd, hugga in på och hitta nya områden att arbeta med. Det är också korta beslutsvägar vilket kan vara tillfredsställande. VD:n har ganska mycket makt och kan ta beslut. På Volvo är det förmodligen mycket tuffare.”

Förutom korta beslutsvägar, vad kan ett familjeföretag i Vindeln erbjuda? Tja, ett fint lönesystem till att börja med.

Ett lönesystem som inte straffar föräldrar

Pengar är inte allt, men en attraktiv lön är förstås en viktig del i att få medarbetare att stanna. Indexator höjer sina medarbetares löner mer än det centrala avtalet dikterar. Dessutom gör de undersökningar bland sina medarbetare för att ta reda på vad som uppfattas som en bra lön.

“Sen försöker vi erbjuda andra bra saker”, berättar Kennet. “Vi har en positiv syn på föräldraskap, det är inga problem att bli förälder eller vara gravid. Riktigt bra tycker jag att det är att vi nyligt har anställt två kvinnor som var höggravida, det är det tyvärr många som skulle rygga tillbaka från.”

På Indexator ses föräldraskap snarare som en merit än en belastning. Därför är lönesystemet också utformat så att det ska vara ett lätt val att vara föräldraledig.

“Om du är föräldraledig eller sjuk, då ska du inte halka efter lönemässigt utan du får retroaktivt en genomsnittlig höjning”, säger Kennet.

Se där, ett fint sätt att få barnfamiljer att stanna på orten. Men högre löner kräver förstås större intäkter till företaget, och hur ökar man intäkterna? Jo, genom att se till att medarbetarna är riktigt engagerade.

Medarbetarengagemang utanför värdegrundsdokument

Indexator jobbar hårt för att engagera sina medarbetare. Ett smart drag, för team med högt engagemang är 21 % mer produktiva än team med lågt engagemang. Konkret skulle det alltså betyda att Engagerade Bagare AB bakar 121 bullar på en timme, medan Oengagerade Bagare AB bara bakar 100. På en dag blir det 968 mot 800 bullar. På ett år 218 768 mot 180 800. Mycket extra deg till Engagerade Bagare AB, alltså. Men nog om bagare.

”Vi har månadens filosofifråga, som alla anställda får svara på. De svaren sammanställs och skickas till ledningen.”

Indexators filosofi är att engagera genom att sätta medarbetaren i fokus. Just “medarbetaren i fokus” är inte direkt den mest originella frasen i värdegrundsdokument. Gör en snabb googling och se själv. Ta sedan en funderare. Hur många av företagen och kommunerna som kommer upp i träfflistan tror du faktiskt lever efter den värderingen? Hur många tror du gör mer än en inspirationsföreläsning med kaffe, bullar och diskussion innan den fina frasen stängs in i ett dokumentskåp?

Hos Indexator har “medarbetaren i fokus” lösgjort sig från pliktskydliga dokument och knatar omkring som ett vänligt litet spöke i lokalerna.

“Alla får vara med på resan”, berättar Kennet. “Vi har till exempel årligen återkommande seminarier, halvdagar där all personal deltar. Vi har månadens filosofifråga, som alla anställda får svara på. De svaren sammanställs och skickas till ledningen. Om någon i bolaget tycks gå emot filosofin, till exempel om en chef tar ett beslut som inte verkar följa filosofin, då anmärker personalen på det.”

Som när Indexator flörtar med tanken på att köpa in från underleverantörer i Asien, som vi redan har varit inne på. Då drar de anställda i nödbromsen. Så jämställdheten mellan ledning och anställda är god. Men på ett litet industriföretag som Indexator – hur står det egentligen till med jämställdheten mellan kvinnor och män?

Rekrytering för alla

Lönekuvertet har vi redan varit och rotat i, här blir det aktuellt igen. Indexators lönesättningssystem för föräldrar blir ju på sätt och vis en jämställdhetshandling – lönesmällen som framför allt mammor ofta drabbas av uteblir. Men lönekuvertet är långt ifrån det enda stället där Indexator har fokuserat på jämställdhet. Det perspektivet kommer in till och med innan en person har blivit anställd.

“Vi är noggranna med hur vi utformar annonser”, förklarar Kennet. “Om vi anställer en ny produktionsledare och till exempel bara nämner att man ska ha erfarenhet av produktion och att arbeta med svarv – det har män historiskt mest erfarenhet av så då riktar vi oss indirekt mer till män.”

Även i den fysiska miljön på arbetsplatsen ska andra än genomsnittsmannen känna sig välkomna.

“Vi har alla storlekar på skyddsglasögon, arbetskläder, handskar – oavsett storlek finns det. Vi har inga statiska bord nånstans, utan allt är höj- och sänkbart så att det passar alla längder. Så det syns och märks. Det här är även något män gillar, vi är ju också olika längder …”

Vad får det här då för effekter? För Indexator syns det både i mungiporna och på prishyllan, har det visat sig.

Indexator

Jämställdhet – positivt från golv till fikabord

Indexator har fått Industrins jämställdhetspris för sitt arbete – en värdig vinnare, såvitt vi kan bedöma.

“Vi har mätt effekterna, det är stor skillnad mot för när vi började med det här arbetet”, berättar Kennet. “Ta montering, där jobbade bara män innan vi började med det här. I dag har kvinnorna bästa representationen där procentuellt sett. Sen till vilka effekter det får för hela företaget, vi är övertygade om att jämställdhetsarbetet ger positiva resultat.”

En effekt Indexator har kunnat mäta är att team som blandar kvinnor och män har en mer positiv attityd till utveckling och förändringar. Även socialt är blandningen populär, något som märktes under finanskrisen när brist på arbete ledde till att Indexator var tvungna att säga upp många kvinnor eftersom de hade jobbat kortare tid på företaget.

“Männen som var kvar tyckte att det blev tråkigare, diskussionerna på kafferasterna blev mer ensidiga igen. ‘Nu pratar vi mest skotrar igen …’”, berättar Kennet. “Men vi har utmaningar kvar såklart. I dag har vi ingen kvinna i ledningsgruppen, det är en svaghet. Däremot kvinnliga produktionsledare, IT-chefen är en kvinna. Utöver andra effekter har det också ett signalvärde kan jag tycka.”

Indexator tillhör alltså dem som har lyckats få “jämställdhet” att betyda något, vara något mer än ett fint ord att krydda en policy med. Kennet har en teori om varför.

Nyckeln: verkliga mandat

“Här är jämställdhetsarbetet ledningsdrivet, från vd och nedåt. I många företag blir det en HR-fråga, det delegeras dit och så har de inga verkliga mandat. Då blir det lite av ett spel för galleriet kan jag tycka”, säger Kennet.

Det finns all anledning att, som Indexator, sikta på en jämställd arbetsstyrka. Det är nämligen bra för produktiviteten: team med jämställd könsfördelning omsätter i snitt 41 % mer än team med bara kvinnor eller bara män. Konkret skulle det alltså innebära att Blandade Bagare AB omsätter 14,1 miljoner kronor per år medan Manliga Bagare AB bara omsätter 10 miljoner kronor per år. Trevligare fika-prat är alltså långt ifrån det enda argumentet för jämställdhet.

Man skulle vilja dit att varje chef kunde bedriva arbete inom lean, varje medarbetare ska ha ett förbättringsarbete.”

Månatliga filosofifrågor, häftiga testanläggningar och arbetshandskar i alla storlekar. I mångt och mycket har Indexator kommit långt. Men Kennet tycker att det går för sakta.

Drömmen: alla drar sitt strå till förbättringsstacken

I Kennets drömvärld jobbar varenda kotte på företaget strukturerat med att förbättra vardagen.

Man skulle vilja dit att varje chef kunde bedriva arbete inom lean, varje medarbetare ska ha ett förbättringsarbete.”

Riktigt där är de inte än.

“I dag får vi suboptimeringar, att någon tänker ‘om vi gör så här blir det 100 gånger bättre för oss’, men det blir sämre för helheten. Det är en utmaning att få ledarna och medarbetarna att tänka flöden. Hur får vi hela kedjan att jobba effektivt och få saker att röra på sig?”

Jag upplever att vi går för sakta framåt”, fortsätter Kennet. “Jag har gjort studiebesök på andra företag och ser att det kan gå fortare. Men samtidigt, när vi har studiebesök hos oss, tycker många att vi kommit långt. Vi har 125 anställda och kan inte jämföra oss med de stora, om du tar Volvo eller Scania. Men samtidigt har vi haft dem här också och de tycker att vi har kommit långt.”

Och de har rätt i att Indexator har kommit långt. Avancerad forskning, teknikvänliga medarbetare och ett fint jämställdhetsarbete är inte dåligt för en industrijätte, och ännu mindre dåligt för ett litet företag från Vindeln.

Indexator

Ärende

Läs mer

Digitalisera era affärsprocesser så som avvikelser, reklamationer och tillbud med smarta formulär.

Funktioner i urval

  • Bygg unika formulär med dra- och släppteknik
  • Bygg från grunden eller installera färdiga mallar
  • Skapa händelser och påminnelser
  • Sök och presentera er data i grafer
Ärende

Dokument

Läs mer

Skapa, dela, granska och godkänn dokument. Så som rutiner, instruktioner och policys.

Funktioner i urval

  • Skapa dokument från färdiga mallar
  • Ordning och reda med revisionshantering
  • Automatisk distribution och påminnelser
  • Hämta färdiga policys
Dokument

Underhåll

Läs mer

Skaffa överblick över underhåll av maskiner, fordon och mycket mer.

Funktioner i urval

  • Skapa arbetsordrar och felanmälningar
  • Ladda upp ritningar, instruktioner och manualer
  • Bygg en hierarkisk objektsstruktur
Underhåll