ANVÄNDNINGSOMRÅDE

Ändringshantering med full kontroll genom hela processen

Ändringshantering eller change management, är en viktig del på många företag. Det handlar om att säkerställa att en förändring på en produkt, process eller tjänst fortsatt ska överensstämma med de krav som finns, när förändringen väl är införd. Processen kan se olika ut, beroende på bransch och kundkrav. Här berättar vi hur AM System kan användas för ändringshantering, och skapa full kontroll genom hela flödet.

 
Change management schablonbild

AM System beskriver

Vad är ändringshantering?

Ändringshantering, eller change management, handlar om att planera, strukturera och dokumentera förändringar i en organisation på ett sätt som säkerställer att de genomförs effektivt och utan att störa den dagliga verksamheten. Det kan röra sig om allt från att införa nya arbetsrutiner och implementera tekniska lösningar till att uppdatera processer och produkter för att möta förändrade krav eller nya möjligheter.

En välfungerande ändringshantering skapar tydlighet och struktur i förändringsprocessen. Genom att identifiera risker, fördela ansvar och följa upp effekterna av förändringarna kan verksamheten inte bara minimera negativa konsekvenser utan också maximera vinsterna av förbättringar. Med rätt verktyg, som digitala plattformar för dokumentation och uppföljning, blir ändringshantering en kontrollerad och smidig process som stärker både kvalitet, engagemang och resultat.

Möt rätt kravbild

Med utgångspunkt från ISO 9001 ska ändringshantering säkerställa att ändringar granskas, styrs och kontrolleras på ett effektivt sätt, samtidigt som dokumentation bevaras för att tydligt visa vidtagna åtgärder. I AM System kan ni enkelt skapa de processer och rutiner som krävs för att möta dessa krav. Processflöden kartläggs i processkartläggning, rutiner skapas i dokumenthanteringen, och allt sammankopplas med ärendehanteringen för att bygga intuitiva arbetsflöden genom hela processen.

  • Skapa tydliga processflöden för att uppfylla ISO 9001-krav.
  • Länka rutiner och ärenden för en sömlös ändringshantering.
  • Bevara dokumentation för att visa och följa upp vidtagna åtgärder.
Ändringshantering Exempel i AM System - Register Change Request

STEG FÖR STEG

Digitalisera ändringsprocessen

Ändringshantering är en uppgift som präglas av ett tvärfunktionellt arbete, där vanligtvis många personer och funktioner samverkar. Genom att digitalisera den processen med AM System kan ni inkludera rätt personer direkt, vars olika uppgifter kan överblickas, styras och sammanställas i realtid.

Registera ändringshantering - register change request

Ändring registreras och ett ärende startas

I ärendehanteringen registreras ändringsordern med all relevant data i form av text, bilder och tillhörande filer. Obligatoriska fält kan ställas in för att säkerställa att rätt information registreras innan processen går vidare, vilket ger en stabil start för ändringshanteringen.

  • Lägg till text, bilder och bilagor för att skapa en komplett ändringsorder.
  • Säkerställ korrekt data genom att använda obligatoriska fält.
  • Anpassa registreringsprocessen för att matcha er organisations specifika behov.
Ändringshantering planera åtgärd exempel

Åtgärder planeras

När ändringen är registrerad kan nästa steg i processen påbörjas. Team och ansvariga personer sätts samman utifrån era behov, och tydliga ledtider kan definieras för varje aktivitet. På detta sätt blir det enkelt att hålla överblick och styra mot specifika mål och deadlines.

  • Skapa team baserat på personer, funktioner eller avdelningar.
  • Definiera ledtider och deadlines för varje steg i processen.
  • Få påminnelser via triggers när deadlines närmar sig eller har passerat.
Evaluation Change Request - Template

Ändringen godkänns och avslutas

När alla åtgärder är utförda kan ändringsprocessen avslutas med en godkännandeprocess. AM System gör det möjligt att följa upp aktiviteter, analysera resultat och säkerställa att all nödvändig dokumentation är på plats innan ärendet avslutas.

  • Säkerställ att alla uppgifter är genomförda innan godkännande.
  • Få en tydlig överblick av slutförda aktiviteter och resultat.
  • Dokumentera och spara alla detaljer för framtida referens.
Översikt på ärenden och interna avvikelser för rapport och analys

Följ upp ändringen med statistik och analys

I AM System fungerar varje formulär i ärendehanteringen som en databas, vilket gör det enkelt att söka, analysera och följa upp er data. Genom att använda Query Builder kan ni skapa, spara och dela anpassade sökningar för att identifiera mönster och få insikter om er ändringshantering. Detta hjälper er att fatta datadrivna beslut och förbättra processerna över tid.

  • Utför detaljerade sökningar baserade på alla formulärfält i systemet.
  • Spara och återanvänd vanliga sökningar med Query Builder.
  • Analysera statistik för att identifiera förbättringsområden och optimera arbetet.

Addons & behörigheter

I ärendehanteringssystemet kan ni använda olika addons för att utöka och förbättra era processflöden. Addons fungerar som triggers som exempelvis skickar meddelanden vid specifika händelser, vilket håller alla deltagare uppdaterade och styr processen effektivt. Med tillägg som ”Nytt Ärende” kan ni trigga andra ärendeformulär för att hantera processer som leverantörsbedömningar, FMEA eller PPAP-flöden. Samtidigt säkerställer systemet att rättigheter och tillgång till information styrs för att skydda data och begränsa åtkomst till specifika sektioner och fält.

  • Trigga meddelanden och andra ärendeformulär för att optimera arbetsflöden.
  • Involvera externa parter och dela relevant information vid behov.
  • Säkerställ att rättigheter och åtkomst hanteras för ökad säkerhet och kontroll.
Triggers och Addons för automatisering av ärendeflöden

Mallar för ändringshantering – hjälper er igång

I AM Systems ärendemodul finns mallar för ärendehantering, som ni kan utgå ifrån och ändra så att de passar er. Eller så skapar ni ett helt eget flöde.

Genom en smidig drag-and-drop teknik, drar och släpper du olika fält för text, listor och bilder samt anpassar dem efter era behov. Om en ändringsorder skulle förändras över tid, är det enkelt att komplettera eller ändra formuläret så att det motsvarar den nya processen.

Mallar ändringshantering AM System

Testa gratis

Redo att göra jobbet enklare och roligare?

Vill du se med egna ögon hur AM System kan göra skillnad för er? Prova vårt kostnadsfria demokonto och upptäck hur enkelt det är att skapa struktur, effektivitet och flyt i vardagen.
Testa-AM-System-gratis-1