Från AM Classic till SharePoint och tillbaka igen

På vintern fördubblas befolkningen i Arjeplog. Fordonstillverkare från hela världen kommer hit för att testa sina bilar i extrem kyla och bakom varje test finns ett omfattande arbete med säkerhet, kvalitet och dokumentation. Men när ett ledningssystem blir för krångligt, slutar människor använda det trots behov av tydlig dokumentation. Det fick Colmis erfara när de lämnade AM System för en lösning i SharePoint. 

Colmis har funnits sedan 1985 och är idag en av Arjeplogs etablerade bilvintertestanläggningar. Under testsäsongen mellan november och mars fylls området av fordonstillverkare från hela världen som kommer för att testa sina fordon på isbanor i arktiskt klimat

– Vi fördubblar nästan antalet invånare i Arjeplog under vintern. Många hyr ut sina hus eller känner någon som arbetar inom testverksamheten. Det är en viktig näring för hela orten, säger Per Gyllenberg, Deputy Manager på Colmis Proving Ground.

Ett ledningssystem för hela verksamheten

När Colmis certifierade sig enligt kvalitets- och miljöstandarder blev AM System navet för verksamheten. Här samlades rutiner, processer, dokument, avvikelser, förbättringsförslag och underhåll i ett och samma system.

– Det fina var att allt fanns på samma ställe. Vi slapp hoppa mellan olika system, berättar Per.

Ett billigare alternativ blev inte enklare

Efter några år valde Colmis ändå att lämna AM System. Kostnaden upplevdes som hög och verksamheten byggde istället upp en lösning i SharePoint tillsammans med andra verktyg.

Till en början fungerade det. Men med tiden började problemen märkas.

– Dokumentationen fungerade ganska bra. Men när vi skulle bygga processer och koppla ihop dokument blev det betydligt krångligare.

Resultatet blev att systemet användes allt mindre.

– Få av oss sitter framför datorn hela dagarna. Då måste det vara enkelt. Annars blir det ett system som folk undviker.

När ingen använder systemet tappar det sitt värde

För Colmis är ledningssystemet en naturlig del av det dagliga arbetet. När informationen är lätt att hitta och enkel att arbeta med blir den också en del av verksamheten och inte bara något som plockas fram inför en revision.

Det blir särskilt viktigt under vintersäsongen, när tempot är högt och säkerheten är avgörande. Innan personalen ger sig ut på isarna genomförs ismätningar som ligger till grund för riskbedömningar och valet av rätt skyddsutrustning. Då behöver rätt dokument finnas på rätt plats, och vara enkla att använda.

– Vi har försökt bygga det så enkelt som möjligt. Annars blir det inte använt, framför allt inte av säsongspersonalen. Vi har fått väldigt bra respons på exempelvis våra mallar för riskbedömningar.

Därför valde de att komma tillbaka

När Colmis började utvärdera sin lösning igen föll valet tillbaka på AM System.

– Jag var lite tveksam först eftersom jag visste att jag skulle behöva bygga upp allt igen. Men idag är jag väldigt glad att vi gjorde det.

Idag har de byggt upp ledningssystemet så att det liknar företagets egen webbplats, vilket gör det lättare att hitta rätt och skapa igenkänning.

De uppskattar också möjligheten att bygga processer, koppla dokument och få stöd av Customer Success när frågor dyker upp.

– Det är lätt att förstå hur man ska göra. Och när vi vill bolla idéer eller behöver hjälp finns det alltid någon att prata med.

"Det är mycket enklare att bygga i AM System"

Till företag som funderar på att bygga sitt ledningssystem i SharePoint har de ett råd.

– Dokumenthantering fungerar absolut. Men så fort man vill bygga processer, koppla dokument och skapa ett levande ledningssystem blir det betydligt enklare i AM System.

Nästa steg för Colmis är att göra det ännu enklare att rapportera avvikelser direkt ute i verksamheten och följa upp dem löpande under den intensiva vintersäsongen.

– Jag känner mig trygg med AM System. Det är ett system som hjälper oss att utveckla verksamheten, inte bara dokumentera den, avslutar Per.