Tillbud – när olyckan (nästan) är framme

En hylla som rasar, men ingen stod bredvid den just då. Arbetsbelastning som blev onödigt tung för någon förra veckan eftersom det inte fanns någon vikarie. Det här är exempel på tillbud – det vill säga händelser och incidenter som hade kunnat resultera i någon sorts skada, fysisk eller psykosocial, på en person men som inte gjorde det den här gången. När tillbuden inträffar är det viktigt att de registreras och hanteras, helst så smidigt som möjligt för alla inblandade. Digital tillbudsrapportering med AM System gör att ni enkelt och effektivt kan registrera, åtgärda och följa upp tillbuden och minska risken för att de ska inträffa igen.

Prova AM System kostnadsfritt

Vad är en tillbudsrapport?

En tillbudsrapport ska fyllas i när något hänt på arbetet som hade kunnat leda till ohälsa eller till att någon skadar sig. En sådan incident ska alltid rapporteras till arbetsgivaren, även om ingen faktisk arbetsskada uppstod den här gången.

Tillbudsrapporten innehåller ofta följande delar:

  • Information om personen som noterat tillbudet eller upplevt incidenten.
  • Information om omständigheterna kring själva händelsen – var, hur och när inträffade tillbudet? Vad hade det kunnat leda till?
  • Information om varför tillbudet inträffade, om det har hänt förut och vad som behöver göras åt saken.
  • En uppföljning av vad som gjordes för att förhindra att tillbudet inträffar igen.

Tillbudsrapporten syftar till att uppmärksamma arbetsgivaren på att något inte står rätt till på arbetsplatsen och att se till att arbetsgivaren gör en uppföljning av tillbudet. Om tillbudet till exempel varit att en kartong ramlat ned från en hylla men utan att träffa någon kan uppföljningen bestå av att undersöka varför det kunde hända, överväga åtgärder för att det inte ska hända igen och utföra den eller de åtgärder som behövs. Det kan till exempel vara att ställa kartongen på en annan plats och informera alla medarbetare om det.

Både stora och små händelser ska rapporteras, även sådana som kan kännas oviktiga i stunden. Allvarliga tillbud ska du som arbetsgivare rapportera vidare till Arbetsmiljöverket, vilket gör att det underlättar om tillbudsrapporten är överskådlig, tydlig och innehåller all information som Arbetsmiljöverket behöver. Med AM Systems tjänst Ärende kan du registrera, utreda och följa upp tillbuden på ett och samma ställe, och skriva ut färdiga pdf-filer att skicka vidare till Arbetsmiljöverket.

Gör tillbudsanmälan enklare med Ärende

För att tillbudsrapporteringen ska vara enkel för dig att hantera är det viktigt med ett välfungerande system som har de funktionerna som du behöver i din verksamhet. Dessutom är det viktigt att systemet för att anmäla ett tillbud är lätt att förstå för alla medarbetare. Ett krångligt system kan leda till att någon struntar i att anmäla ett tillbud vilket i sin tur gör att du inte nås av informationen om tillbudet. Är det däremot enkelt och snabbt gjort att anmäla tillbud är chanserna större att det faktiskt blir gjort. Om du använder AM System för tillbudshantering är det lätt att anmäla tillbud med hjälp av en förprogrammerad mall som du själv anpassar och som fungerar lika bra på datorn som i mobilen eller på surfplattan. Fler anmälda tillbud betyder minskade risker för att tillbuden, eller i värsta fall olyckorna, ska inträffa igen.

Det här är några av funktionerna som du har tillgång till om du sköter tillbudshanteringen genom AM System:

  • Fyll i rapporter om tillbud som innehåller all nödvändig information.
  • Skicka ärendet vidare till rätt personer.
  • Få tydliga aviseringar när någon skickar ett ärende vidare till dig.
  • Se alla delar av hanteringen i programmet.
  • Få en påminnelse när det är dags att följa upp ärendet.

Om någon av dina medarbetare gör en tillbudsanmälan får du en avisering i Ärende som talar om att du ska hantera saken. Du kan sedan antingen välja att utreda tillbudet själv, eller skicka det vidare till någon annan. Om du väljer att skicka ärendet vidare får nästa person en avisering för att ingenting ska falla mellan stolarna. Du kan hela tiden följa händelseförloppet i Ärende samt har möjlighet att ställa in en tidsbegränsning för hur lång tid hanteringen av tillbudet får ta. När tillbudet är utrett skapar den händelseansvarige en plan för uppföljning och sätter ett datum för när uppföljningen ska vara genomförd. Den som ska följa upp tillbudet får sedan en avisering när det är dags för uppföljningen. De tillbud som har följts upp och avslutas sparas i Ärende för att fungera som underlag för statistik. Det går att sortera de olika tillbuden som rapporterats efter olika sökkriterier eller söka efter ett specifikt fall genom att använda sökfunktionen.

Vill du veta mer om hur det fungerar att använda Ärende för tillbudsrapportering? I den här filmen visar vi steg för steg hur processen fungerar när ett tillbud inträffat.

Vill du prova hur vår tillbudsrapportering fungerar? Mallen finns tillgänglig för nedladdning för alla användare av Ärende.

Vilka tillbud är allvarliga?

Ett tillbud inkluderar såväl små som stora händelser och alla ska rapporteras till arbetsgivaren eller närmsta chef. Du som tar emot en tillbudsanmälan har skyldighet att rapportera vidare till Arbetsmiljöverket om tillbudet klassats som allvarligt.

Exempel på allvarliga tillbud är:

  • Någon ramlar från en stege, men skadas inte.
  • Rök, gas eller kemikalier som kan vara skadliga släpps ut av misstag.
  • En anställd blir hotad i samband med sitt arbete.
  • En container lossnar från en lyftanordning och landar där någon hade kunnat befinna sig.

Tyvärr händer det ganska ofta att tillbud som rör den psykosociala hälsan inte rapporteras – trots att de också kan vara allvarliga. Orsaken till att de inte rapporteras kan förstås vara många. Medarbetarna vet kanske inte att det räknas som tillbud om någon utsätts för utfrysning, det kan känns svårt eller jobbigt att ta upp konflikter med andra eller så är medarbetarna rädda för vad någon ska tycka om de klagar på för tung arbetsbörda. Den psykosociala miljön är oerhört viktig för att må bra både på jobbet och på fritiden, och det viktigaste du som arbetsgivare kan göra är att informera dina anställda om att även sådana tillbud ska rapporteras och att de kommer att tas på allvar. Dessutom underlättar det förstås om medarbetaren själv kan göra rapporten från telefonen eller surfplattan i lugn och ro.

Tillbud

Prova AM System kostnadsfritt