Varför verksamhetssystem / verksamhetsledningssystem?

Här benar vi ut fördelarna med ett digitalt verksamhetsledningssystem eller verksamhetssystem och guidar er i vad ni ska tänka på innan införandet, för att åstadkomma ett så bra resultat som möjligt.

Vad är ett verksamhetssystem?

Precis som namnet antyder är verksamhetssystem ett hjälpmedel för att styra verksamheten mot de mål som organisationen har satt upp. Ett verksamhetsledningssystem fungerar som ett verktyg för att planera, leda, genomföra, utvärdera och förbättra en verksamhet på ett systematiskt sätt.

Systemet måste byggas upp utifrån företagets vision, affärsidé, grundläggande värderingar samt policyer. Verksamhetssystemet blir på så sätt en instruktionsbok och guide som gör det enklare för alla medarbetare att nå uppsatta mål.

Huvudprocess

Exempel på huvudprocess visualiserad i AM System. Enkel och klickbar för användarna.

Varför ett verksamhetsledningssystem?

De allra flesta organisationer behöver kunna systematisera sitt arbete på något sätt, för att arbeta effektivt och vara konkurrenskraftiga. Det handlar om att rätt person ska utföra rätt uppgift. Vid rätt tidpunkt och på rätt sätt genom att ha ett system för hur ni planerar, fördelar och följer upp arbetet.

De olika delarna av verksamhetssystemet består av processkartor, mål, rapporter, policyer, instruktioner, riktlinjer och rutiner som alla bidrar till att verksamheten fungerar på bästa sätt. Verksamhetsledningssystemet kan inkludera allt möjligt som har med arbetet att göra.

Exempel på delar i ett verksamhetssystem:

  • Verksamhetens mål och visioner
  • Processer och arbetssätt
  • Policyer för hur ni ska välja leverantörer och samarbetspartners
  • Informationsblad om hur er krishantering ska gå till
  • Riktlinjer för hur ni ska säkra personaltillgång och rätt kompetenser
  • Reklamationshantering
  • Riktlinjer kring personuppgiftshantering/GDPR
  • Systematiskt arbetsmiljöarbete
PDCA cykel eller modell

Exempel på en kvalitetsprocess med PDCA cykel och ingående områden. Alla klickbara som gör det enkelt för användaren att navigera sig och göra rätt.

Införande verksamhetssystem

1. Det är viktigt att själv beskriva vad man vill uppnå med sitt verksamhetsledningssystem. Vad ska systemet motsvara? Finns det interna krav? Finns det lagkrav och krav från kunder eller leverantörer som vi ska uppfylla? Ta dig tid att bena ut vilka områden som verksamhetsledningssystemet ska omfatta, så att du väljer en lösning som motsvarar era behov, både nu och i framtiden.

2. Fråga ledningsgrupp men också andra medarbetarna om deras behov. De har ofta önskemål som du kan ha missat och det är viktigt att förstå vad de värdesätter.

3. Skapa engagemang i ledningen. Det är avgörande att få deras commitment för att lyckas och det behöver vara långsiktigt. Ta fram exempel på hur mycket ni skulle kunna spara i resursslöseri om alla arbetar lika och systematiskt.

4. Dela på ansvaret. Upprätta en projektgrupp så att ni är flera som kan samarbeta. Det gör arbetet mindre skört och involverar också fler, vilket underlättar när systemet ska implementeras hos alla medarbetare. I projektgruppen bör en vara projektledare och leda arbetet.

5. Identifiera nuläget. Hur jobbar verksamhetens olika delar idag? Bjud in ansvariga för de olika processerna i verksamheten och rita upp vad ni gör, hur ni gör och vilka som är ansvariga för olika moment. Skapa en så tydlig bild som möjligt över hela kedjan. Bolla sedan resultatet mellan varandra i projektgruppen. Finns de moment som är tidskrävande och som kan effektiviseras? Var finns det risker som vi behöver åtgärda? Finns det kundbehov vi inte tillgodoser?

6. Visualisera verksamheten. Utifrån nuläge och identifierade förbättringsområden – rita upp och visualisera er verksamhet. Kartlägg vilka moment som har tillhörande dokumentation och vilka som behöver kompletteras.

7. Komplettera och koppla ihop med dokumentation och ärenden. Använd ett språk som möter medarbetarna på ett bra sätt. Håll dokumentationen så kort som möjligt och notera om det finns checklistor och instruktioner som skulle lämpa sig bättre i effektiva ärendeflöden.

8. Skapa startsidor som möter era medarbetares behov. Tänk på att ledningsgrupp vill se och överblicka andra moment än exempelvis en medarbetare ute i produktionen. Bolla med respektive processägare om hur startsidorna ska se ut för att bäst möta behovet. Och håll det enkelt och användarvänligt.

9. Implementera på ett sätt som passar er. Ofta är det smart att ta förändringen i mindre etapper. Det är först i skarpt läge som det verkligen visar sig hur bra det funkar för er. Samla in regelbunden feedback och agera på den utvecklar och förbättrar för användarna. Ett välfungerande verksamhetsledningssystem ska utvecklas hela tiden.

Samla hela verksamhetsledningssystemet på en plats

AM System är en molnbaserad plattform för hela verksamhetssystemet. Här visualiserar ni era processer, hanterar och kopplar samman med er dokumentation samt skapar ärendeflöden med automatiska aviseringar som får jobbet gjort.

Produktionsflöde turtlediagram

Exempel på produktionsflöde, skapad som ett turtlediagram i AM System.

AM System passar er som vill få till ett mer systematiskt arbetssätt, där alla jobbar på samma sätt. Här får ni ordning på era dokument, policys, instruktioner och riktlinjer. Systemet är tillgängligt oavsett varifrån ni arbetar, finns på svenska, engelska och har stöd för fler språk.  Med AM skapar ni tydlighet kring era målsättningar och får med er fler i kvalitetsarbetet.

AM är ett digitalt verksamhetssystem

Fördelarna med att använda ett digitalt och molnbaserat verksamhetssystem är många. All information sparas digitalt och finns tillgängligt oavsett varifrån ni arbetar.
Ni kan med rättigheter styra vilka medarbetare som ska ha tillgång till vilka funktioner och områden. AM som plattform underlättar också för samarbete. Dokumentation kan editeras av flera innan publicering och systemet har inbyggd versionshantering. Här kan ni vara säkra på att medarbetaren tar del av den senaste versionen av exempelvis en instruktion.

Dokumenthantering

Jämför utkast med publicerade utgåvor

Jämföra en valfri dokumentutgåva med en annan, som exempelvis ett utkast med publicerade utgåvor.

DOKUMENT

AM har en inbyggd texteditor för att skapa olika typer av dokumentation. Det kan jämföras med ett textredigeringsprogram med den stora skillnaden att här kan du dela dokument till kollegor direkt från systemet, utan mail och bifogade filer, som riskerar att hamna i orätta händer. Skicka dokument för godkännande, få aviseringar när någon läst ett dokument och se tidigare versioner.

Ärendehantering

Kategorisera ärenden

Skapa ordning bland era ärenden genom kategorier.

ÄRENDE

Här kan checklistor, formulär, rutiner och instruktioner digitaliseras. Du kan skapa ärendeflöden som exempelvis hjälper till att ta en avvikelserapport från registrering till åtgärd och vidare till uppföljning. Du kan tilldela andra användare uppgifter genom att skapa en arbetsorder och ställa in när ett ärende ska betraktas som påbörjat, uppföljt och avslutat. Ärendehanteringen i AM systematiserar och förenklar arbetet och genererar dessutom värdefulla data som ni kan analysera och dra slutsatser utifrån.

Visualisera processer och koppla ihop

Årshjul

Exempel på verksamhetens årshjul inlagt i AM System.

PROCESSER

En bild säger ofta mer än tusen ord. I AM finns stora möjligheter att visualisera och rita. Systemets inbyggda funktion layoutdokument används för att rita processer, instruktioner och skapa olika startsidor som möter olika typer av användare. Helt perfekt när man vill illustrera något med bilder, former och figurer som komplement till text.

En mångsidig plattform för er

AM Systems molntjänster Ärende och Dokument kan användas separat och utgör tillsammans en helhetsplattform för ert verksamhetssystem. Titta in på länkarna nedan om ni vill läsa mer!

Indexator förkortar ledtiden med AM System Kundcase Hedlunda Industri - använder AM System som sitt verksamhetsledningssystem Efterlängtade funktioner i AM System, Version 6.0 Fler exempel på kundcase

Prova AM System

Involvera fler i kvalitetsarbetet med AM Systems plattform för ledningssystem. Du provar vår tjänst gratis i 30 dagar.

Prova AM System 30 dagar

Din data, ditt val

AM System sparar ingen data om hur du navigerar på vår webbplats. Vi behöver dock spara cookies för att vissa sidor ska fungera. Datan är alltid anonym, och vi sparar så lite vi kan.

Jag förstår
Mer information