Vad är ett verksamhetssystem?

Precis som namnet antyder är verksamhetssystem ett hjälpmedel för att styra verksamheten mot de mål som organisationen har satt upp. Ett verksamhetsledningssystem fungerar som ett verktyg för att planera, leda, genomföra, utvärdera och förbättra en verksamhet på ett systematiskt sätt.

Systemet måste byggas upp utifrån företagets vision, affärsidé, grundläggande värderingar samt policyer. Verksamhetssystemet blir på så sätt en instruktionsbok och guide som gör det enklare för alla medarbetare att nå uppsatta mål.

Exempel på huvudprocess visualiserad i AM System. Enkel och klickbar för användarna.

Varför ett verksamhetsledningssystem?

De allra flesta organisationer behöver kunna systematisera sitt arbete på något sätt, för att arbeta effektivt och vara konkurrenskraftiga. Det handlar om att rätt person ska utföra rätt uppgift. Vid rätt tidpunkt och på rätt sätt genom att ha ett system för hur ni planerar, fördelar och följer upp arbetet.

De olika delarna av verksamhetssystemet består av processkartor, mål, rapporter, policyer, instruktioner, riktlinjer och rutiner som alla bidrar till att verksamheten fungerar på bästa sätt. Verksamhetsledningssystemet kan inkludera allt möjligt som har med arbetet att göra.

Exempel på delar i ett verksamhetssystem:

• Verksamhetens mål och visioner
• Processer och arbetssätt
• Policyer för hur ni ska välja leverantörer och samarbetspartners
• Informationsblad om hur er krishantering ska gå till
• Riktlinjer för hur ni ska säkra personaltillgång och rätt kompetenser
• Reklamationshantering
• Riktlinjer kring personuppgiftshantering/GDPR
• Systematiskt arbetsmiljöarbete

Exempel på en kvalitetsprocess med PDCA cykel och ingående områden. Alla klickbara som gör det enkelt för användaren att navigera sig och göra rätt.

Införande verksamhetssystem

1. Det är viktigt att själv beskriva vad man vill uppnå med sitt verksamhetsledningssystem. Vad ska systemet motsvara? Finns det interna krav? Finns det lagkrav och krav från kunder eller leverantörer som vi ska uppfylla? Ta dig tid att bena ut vilka områden som verksamhetsledningssystemet ska omfatta, så att du väljer en lösning som motsvarar era behov, både nu och i framtiden.

2. Fråga ledningsgrupp men också andra medarbetarna om deras behov. De har ofta önskemål som du kan ha missat och det är viktigt att förstå vad de värdesätter.

3. Skapa engagemang i ledningen. Det är avgörande att få deras commitment för att lyckas och det behöver vara långsiktigt. Ta fram exempel på hur mycket ni skulle kunna spara i resursslöseri om alla arbetar lika och systematiskt.

4. Dela på ansvaret. Upprätta en projektgrupp så att ni är flera som kan samarbeta. Det gör arbetet mindre skört och involverar också fler, vilket underlättar när systemet ska implementeras hos alla medarbetare. I projektgruppen bör en vara projektledare och leda arbetet.

5. Identifiera nuläget. Hur jobbar verksamhetens olika delar idag? Bjud in ansvariga för de olika processerna i verksamheten och rita upp vad ni gör, hur ni gör och vilka som är ansvariga för olika moment. Skapa en så tydlig bild som möjligt över hela kedjan. Bolla sedan resultatet mellan varandra i projektgruppen. Finns de moment som är tidskrävande och som kan effektiviseras? Var finns det risker som vi behöver åtgärda? Finns det kundbehov vi inte tillgodoser?

6. Visualisera verksamheten. Utifrån nuläge och identifierade förbättringsområden – rita upp och visualisera er verksamhet. Kartlägg vilka moment som har tillhörande dokumentation och vilka som behöver kompletteras.

7. Komplettera och koppla ihop med dokumentation och ärenden. Använd ett språk som möter medarbetarna på ett bra sätt. Håll dokumentationen så kort som möjligt och notera om det finns checklistor och instruktioner som skulle lämpa sig bättre i effektiva ärendeflöden.

8. Skapa startsidor som möter era medarbetares behov. Tänk på att ledningsgrupp vill se och överblicka andra moment än exempelvis en medarbetare ute i produktionen. Bolla med respektive processägare om hur startsidorna ska se ut för att bäst möta behovet. Och håll det enkelt och användarvänligt.

9. Implementera på ett sätt som passar er. Ofta är det smart att ta förändringen i mindre etapper. Det är först i skarpt läge som det verkligen visar sig hur bra det funkar för er. Samla in regelbunden feedback och agera på den utvecklar och förbättrar för användarna. Ett välfungerande verksamhetsledningssystem ska utvecklas hela tiden.

Samla hela verksamhetsledningssystemet på en plats

AM System är en molnbaserad plattform för hela verksamhetssystemet. Här visualiserar ni era processer, hanterar och kopplar samman med er dokumentation samt skapar ärendeflöden med automatiska aviseringar som får jobbet gjort.

Exempel på produktionsflöde, skapad som ett turtlediagram i AM System.

AM System passar er som vill få till ett mer systematiskt arbetssätt, där alla jobbar på samma sätt. Här får ni ordning på era dokument, policys, instruktioner och riktlinjer. Systemet är tillgängligt oavsett varifrån ni arbetar, finns på svenska, engelska och har stöd för fler språk.  Med AM skapar ni tydlighet kring era målsättningar och får med er fler i kvalitetsarbetet.

AM är ett digitalt verksamhetssystem

Fördelarna med att använda ett digitalt och molnbaserat verksamhetssystem är många. All information sparas digitalt och finns tillgängligt oavsett varifrån ni arbetar.
Ni kan med rättigheter styra vilka medarbetare som ska ha tillgång till vilka funktioner och områden. AM som plattform underlättar också för samarbete. Dokumentation kan editeras av flera innan publicering och systemet har inbyggd versionshantering. Här kan ni vara säkra på att medarbetaren tar del av den senaste versionen av exempelvis en instruktion.

Dokumenthantering

Jämföra en valfri dokumentutgåva med en annan, som exempelvis ett utkast med publicerade utgåvor.

Ärendehantering

Skapa ordning bland era ärenden genom kategorier.

Visualisera processer och koppla ihop

Exempel på verksamhetens årshjul inlagt i AM System.

En mångsidig plattform för er

AM Systems molntjänster Ärende och Dokument kan användas separat och utgör tillsammans en helhetsplattform för ert verksamhetssystem. Titta in på länkarna nedan om ni vill läsa mer!