8D-rapport: Definiera, analysera och lös problem effektivt

Här visas ett exempel på reklamationsprocess – 8D. Ni visualiserar själv era processer utifrån era behov.

Så fungerar 8D-metoden

Genom att använda principerna i 8D-metoden blir det lättare att kunna identifiera och lösa problem, och att förhindra att samma problem återkommer flera gånger. Som namnet antyder har 8D-principerna en gång varit åtta, men de har kompletterats i efterhand med steg 0, planeringsfasen. Följande 9 discipliner utgör idag 8D-metoden:

D0: Planera lösningar och identifiera förutsättningar.

D1: Etablera ett team med personer som har rätt kompetens

D2: Definiera problemet – vem, vad, var, när, varför, hur och hur många?

D3: Hitta och implementera tillfälliga lösningar som gör att kunder inte drabbas av
problemet.

D4: Identifiera och verifiera grundorsaker till att problemet har uppstått, till exempel med hjälp av 5 x varför-analys eller fiskbensdiagram (för definitioner, se vår kvalitetsordlista)

D5: Gör kvantitativa undersökningar för att kontrollera vilka permanenta lösningar som faktiskt skulle lösa problemet för kunden.

D6: Definiera och implementera den lösning som fungerar bäst.

D7: Vidta förebyggande åtgärder så att problemet inte kan uppstå igen. Gör förändringarna som behövs i till exempel rutiner, processer eller ledningssätt.

D8: Gratulera teamet och tacka dem för en bra insats, gärna formellt i samband med till exempel ett möte.

Det finns många fördelar med att effektivisera problemlösningen på det här sättet. Du och dina kollegor vet hur ni ska hantera problemen när de väl uppstår, det är lätt att hitta grundorsakerna till att något går snett och ni säkerställer en hög kvalitet på alla produkter och processer. Dessutom får ni nöjdare kunder eftersom de slipper hamna i kläm när något oförutsett händer. Några andra konkreta effekter av att hantera avvikelser med 8D-metoden är till exempel att ni:

• Kan minska antalet reklamationer
• Kan minska kostnader som uppstår vid avvikelser
• Får bättre kunskap om en produkt eller process
• Slipper göra om arbetet snart igen.

Digital 8D-rapportering underlättar

Redan steg två i 8D-metoden handlar om samarbete och att sätta ihop ett team som tillsammans ska försöka lösa problemet. Det blir därför en tydlig fördel om alla inblandade kan delta och få tillgång till rapporten. Att skriva rapporten för hand och sedan lämna den till nästa person i turordningen är naturligtvis möjligt, men processen består av flera steg – så det tar både onödig tid och energi från alla parter.

Genom att skapa era 8D-rapporter digitalt kan alla som behöver komma åt dem. Och dessutom kan flera personer arbeta med rapporten samtidigt.

Hantera alla dina olika ärenden, oavsett var du befinner dig.

8D-rapporter i AM System

I en 8D rapport är det som sagt var många som samarbetar och uppdaterar ärendet parallellt. Då är det extra uppskattat att rapporterna är tillgängliga oavsett om du sitter på hemma, på kontoret eller befinner dig ute i produktionen.
I AM Systems molntjänst Ärende kan ni bygga upp er 8D-rapport precis som ni vill ha den och genom rättigheter styra vilka personer och arbetsgrupper som ska nå vilka steg. Arbetet blir således enkelt att följa och ni kan när som helst addera fler fält, eller justera ert flöde – om era behov förändras.

Genom att på detta sätt digitalisera hela 8D-rapporten minimerar ni risken för att information tappas bort eller att deadlines missas. AM System har också aviseringsfunktioner som gör att ni kan styra när olika personer ska få en avisering, antingen via mail eller direkt från systemet. Resultatet blir ett transparent arbetsflöde, där alla inblandade, oavsett tidpunkt – kan hantera och se ärendets status. Samlat utgör alla era digitala 8D-rapporter också värdefull statistik som ni kan använda som underlag för framtida beslut.

Mall och exempel på 8D-rapport

I AM Systems molntjänst Ärende kan du starta en 8D-rapport genom att antingen bygga upp hela flödet själv, eller använda vår mall 8D-rapport, som innehåller alla de steg som inkluderas i 8D-metoden.

Mallen kan sedan anpassas och ändras utifrån era behov. Till exempel kan du enkelt byta namn på fält, lägga till nya fält och på så sätt justera och bygga upp flödet precis som ni vill ha det. AM Systems Ärendemodul har en uppskattad drag and drop teknik som gör det både enkelt och roligt att få igång ett bra flöde. Du kan även dela mallen med andra användare, som också är berörda. På så sätt kan ni samarbeta och tillsammans bygga flödet som ni vill ha det.

Inspireras av våra mallar, här exemplet Avvikelse enligt 8D-rapport. Alla mallar kan anpassas efter era önskemål.

Exempel på steg i en 8D rapport

D1 – D4
Registrera direkt och beskriv vad som hänt och när. Försök att identifiera felet så bra som möjligt, utifrån enkla frågeställningar. Undersök om andra liknande produkter kan ha drabbats av likande fel och minimera i så fall risken för att fler felaktiga delar/produkter skickas till kund.

Reklamationsflöde, exempel D1

D5 -D6
Arbeta tvärfunktionellt och försök att hitta rotorsaken till felet. Varför har det hänt? Varför har det inte upptäcks innan leverans? Ta därefter fram åtgärder, som gör att det dessa rotorsaker inte kan inträffa igen, eller upptäckas i tid.

Reklamationsflöde, exempel D5

Reklamationsflöde, exempel D6

D7-D8
Sista delen i processen är att säkerställa att de åtgärder man gjort varit effektiva. Här går man även igenom aktuell dokumentation samt uppdaterar riskbedömningar och standarder, där då behövs.

Styrkan i AM System

AM Systems kunder vittnat om enkelheten att bygga upp och konfigurera precis de processer som ditt företag behöver. Här kan ni dela upp er process i de steg och moment som motsvarar hur ni arbetar internt. För varje flöde kan du välja vilka personer eller avdelningar som ska vara delaktiga samt lägga in eventuella deadlines, som ni vill arbeta mot.

Hela flödet blir dessutom väldigt självinstruerande med fält och förklaringar som beskriver alla steg. Ni väljer även om vissa fält ska vara tvingande, för att utkräva viktig information. Eller om vissa fält ska vara ett naturligt steg för att öppna nästa sektion.
Tack vare aviseringsfunktionerna skapas påminnelser till mottagarna, som enkelt kan klicka sig in på ärendet. På så sätt minskas också risken för att åtgärder glöms bort.

Alla berörda kan följa varje ärendes aktivitet i realtid. Önskar ni istället begränsa och styra vilken information som sprids, kan du välja vilka som ska aviseras och när, under ärendets gång.
Ni kan även mäta hur ni efterlever era ledtider, genom att sätta tidpunkter för när ärenden ska vara påbörjade, avslutade och uppfölja.

Registrera 8D rapport direkt i mobilen.