Ändringshantering med full kontroll genom hela processen

Ändringshantering eller change management direkt i AM System

Möt rätt kravbild

Med utgångspunkt från ISO 9001 så ska processen kring ändringshantering ge tillräcklig möjlighet att granska, styra och kontrollera ändringar som görs. Liksom att dokumentationen ska bevaras så att man konkret kan visa på de åtgärder som gjorts.

I AM Systems molnbaserade tjänst för ledningssystem är det enkelt att skapa den process som krävs, för att möta dessa krav. I modulen Dokument skapar du tydliga processflöden och rutiner, som tydligt visar arbetsgången för er ändringsprocess. Dessa rutiner kan direkt länkas och sammankopplas med modulen Ärende, där ni kan skapa intuitiva arbetsflöden för processens samtliga steg.

Digitalisera ändringsprocessen

Ändringshantering är en uppgift som präglas av ett tvärfunktionellt arbete, där vanligtvis många personer och funktioner samverkar. Genom att digitalisera den processen med AM System kan ni inkludera rätt personer direkt, vars olika uppgifter kan överblickas, styras och sammanställas i realtid.

DEL 1 – ÄNDRINGEN REGISTRERAS

Del 1 – En ändring registreras och ett ärende startas

Hela ändringsprocessen blir således digital och kan följas genom ett tydligt flöde. Det ger samtliga inblandade en överblick på vad som ska göras och vad som redan har gjorts, samt av vem eller vilka. På detta sätt kan ni dela upp arbetet mellan olika funktioner och avdelningar precis på det sätt som passar er.

Styrkan i AM Systems Ärendemodul är enkelheten i att skapa flöden. Är du insatt i de krav ni ska möta och vet vad du vill få ut, så bygger du snabbt upp hela ärendeflödet via drag and drop teknik, och kopplar på de funktioner du önskar.

Både Dokument och Ärende är tillgängligt via dator, surfplatta och smartphone. Så oavsett var du är och oavsett tidpunkt kan du hålla dig uppdaterad om hela processen, eller just dina egna uppgifter. Detta ger också varje användare en flexibel möjlighet att rapportera aktiviteter med rätt information.

MOBIL TILLGÄNGLIGHET TILL FLÖDET

Bilden visar Ändringshantering direkt i mobilen, tillgängligt oavsett var du är.

I modulen Ärende registreras ändringsordern med relevant data i form av text, bilder och tillhörande filer. Fält kan göras obligatoriska för att säkerställa att rätt information registreras innan ändringen kan gå vidare till nästa steg.

Team kan sättas samman utifrån personer, funktioner eller avdelningar beroende på hur er organisationsstruktur ser ut. Användare och grupper bestäms och relateras enkelt i ärendemallen.

DEL 2 – ÅTGÄRDER PLANERAS

Del 2 – Ändringsordern går vidare och åtgärder planeras

Håll ledtider och deadlines

För ytterligare överblick och statistik kan bestämda aktiviteter också styras mot definierade ledtider. Det kan till exempel handla om att sätta tidsramar för när en ändring ska vara påbörjad eller avslutad. Det är även möjligt att sätta specifika tider för varje enskilt projekt.

Med hjälp av trigger-funktionen kan systemet även påminna deltagare om när deadlines närmar sig eller har passerat.

DEL 3 – ÄNDRINGEN GODKÄNNS OCH AVSLUTAS

Del 3 – Ändringsordern godkänns och avslutas

Addons & behörigheter

I AM Systems Ärendemodul finns också olika typer av addons. De kan beskrivas som triggers eller utökade funktioner, som kan kopplas in för att komplettera och förbättra ett flöde ytterligare.

Med addons blir ditt formulär en kraftfull motor för ert gemensamma arbete. De möjliggör att ni exempelvis får meddelanden vid vissa händelser, som hjälper er att styra processen och hålla alla deltagare medvetna om status. Även externa parter kan få tillgång till hela eller utvalda delar av formuläret och på så sätt delges överenskommen information kring ändringen.

Den addon som heter ”Nytt Ärende” gör att andra ärendeformulär kan triggas för andra processflöden som behövs för ändringen. Det kan handla om leverantörsbedömningar, FMEA, testkörningar, processrevisioner eller hela PPAP-flöden.

Bilden visar addons i AM System, funktioner som gör era formulär till en kraftfull motor för ert gemensamma arbete.

Dessa möjligheter förutsätter också ansvar. Alla funktioner du läst om ovan styrs upp med rättigheter i AM System. Så att dokument görs tillgängliga till rätt personer och funktioner, likväl som tillgången till sektioner och fält i olika ärenden kan begränsas på liknande sätt.

Statistik och uppföljning

Modulen Ärende i AM System fungerar som en databas för varje formulär du skapar. Detta ger sökbarhet på samtliga fält, vilket skapar stora möjligheter till uppföljning och analys av statistik.

En annan uppskattad funktion är AM Systems Query Builder, som gör det möjligt att spara och återanvända vanliga sökfraser. Det innebär att ni kan sätta egna sökkriterier, kombinera OCH samt ELLER i era sökningar och sedan spara och dela dessa sökfraser. Inom ändringshantering kan det till exempel vara intressant att plocka fram den mest efterfrågade informationen i ändringsprojektet – då kommer Query Buildern väl till pass.

Mallar för ändringshantering – hjälper er igång

I AM Systems ärendemodul finns mallar för ärendehantering, som ni kan utgå ifrån och ändra så att de passar er. Eller så skapar ni ett helt eget flöde.

Genom en smidig drag-and-drop teknik, drar och släpper du olika fält för text, listor och bilder samt anpassar dem efter era behov. Om en ändringsorder skulle förändras över tid, är det enkelt att komplettera eller ändra formuläret så att det motsvarar den nya processen.