Avtalshantering i AM System

I en organisation cirkulerar en mängd olika avtal, som kan verka röriga att hålla koll på. I AM Systems tjänst Ärende kan ni upprätta en avtalsdatabas som skapar ordning och god styrning bland alla era avtal.

Oftast återfinns avtal med flera olika parter. Det kan handla om avtal med leverantörer, partners och kunder som alla behöver vara giltiga och uppdaterade. Dessutom är det viktigt att veta vad som står i avtalen, så att de kan efterlevas och ni kan ställa rätt krav på dem ni har avtal med.

Bygg upp er avtalsdatabas i Ärende

I AM Systems molntjänst Ärende kan ni på ett enkelt sätt bygga upp en avtalsdatabas och samla alla avtal på ett ställe. En digital avtalsdatabas betyder färre papper som riskerar att komma bort, sökbarhet till specifika avtal och möjlighet att generera aviseringar/påminnelser när ett avtal behöver uppdateras. Genom att bygga upp er avtalsdatabas direkt i AM System, blir den en naturlig del av helheten kring ert ledningssystem.

Alltid tillgängligt

I tjänsten Ärende kan ni bygga upp ett eget flöde för att hantera avtal, eller utgå från vår mall för avtalshantering. Mallen kan även justeras utifrån era behov.
Här kan ni lägga in fält och information för:

Avtalets giltighetstid, start och slut
Avtalsansvarig
Kategorisering av avtal
Delaktiviteter, t.ex uppföljning med en avtalspart.
Samt lägga in funktionen bifoga, för att kunna ladda upp avtalet i original

Vid varje nytt avtal, registrerar ni detta i er avtalsdatabas, direkt i Ärende och skapar på så sätt en automatik kring hanteringen. Tjänsten Ärende sparar alla avtal och du kan arkivera dem som inte längre är aktuella. På så sätt har du även tillgång till gamla avtal om det skulle behövas.

Genom att aktivera aviseringar skapas också automatiska påminnelser. När avtalet behöver uppdateras får rätt personer både en avisering i programmet och ett mejl, för att inte missa uppdateringen. Arbetet blir lättare att komma ihåg att utföra i stunden och avtalshanteringen leder till ett säkrare arbete i längden eftersom ni inte kommer att ha några ogiltiga avtal.

Styr behörighet för externa parter

Har ni en kund som inte använder AM System kan ni enkelt skapa en användare åt dem, så att de kan logga in och se era gemensamma avtal och ärenden. Ni väljer själv vem som ska ha rättighet att se ett ärende och behöver inte oroa er för att några papper ska hamna i orätta händer.

Bättre överblick med en digital avtalshantering

Det finns förstås många olika typer av avtal. Ofta handlar det om att en part har upprättat avtalet medan den andra parten ska godkänna det. Så fungerar till exempel användarvillkor och sekretessavtal.

Andra typer av avtal kan vara:

Personalavtal
Löneavtal
Kundavtal

Gemensamt för alla avtal är att de måste finnas tillgängliga för berörda, för att kunna användas som det är tänkt. De ska inte sitta i en pärm i det dammigaste hörnet av kontoret och aldrig bli lästa. Förutom risken att ett avtal går ut utan att någon märker det kan det också hända att ni till slut inte vet vilka avtal ni har med vem eller vad som faktiskt gäller. Med en digital avtalsdatabas får ni en överblick och kan kontrollera vad som egentligen står i alla avtal.

En helhet för ert ledningssystem

I AM System bygger ni upp hela ert ledningssystem digitalt och tillgängligt. Plattformen består av Dokument och Ärende. Två tjänster som fungerar väl var för sig, och extremt bra tillsammans. Här bygger ni en helhet med dokumentation, processer och ärendeflöden. Det molnbaserade gör plattformen tillgänglig oavsett var du eller dina kollegor befinner er.

Tillbaka till Nyheter