Processkartläggning visualiserar era arbetssätt

I AM Systems plattform kan ni bygga upp ert ledningssystem, från styrande dokumentation och rutiner, till ärendeflöden och blanketter. Som grädde på moset kan ni dessutom visualisera era arbetssätt och processer direkt i AM System – överskådligt och klickbart för alla era målgrupper.

Processkartläggning görs genom att titta på hur man arbetar idag och visualisera det i bild, istället för i långa beskrivande texter. Genom att kartlägga hur ni arbetar kan ni fånga upp brister som successivt kan förbättras och säkerställa att alla jobbar standardiserat.

Processernas innehåll varierar mellan olika organisationer, men gemensamt för de flesta är att det finns tre olika kategorier av processer

Ledningsprocesser, de processer som navigerar och styr verksamheten.
Huvudprocesser eller kärnprocesser, som utgår från kundens behov och har som mål att producera en tjänst eller vara.
Stödprocesser, som gör det möjligt att genomföra kärnprocesser eller huvudprocesser.

Visualisera era processer direkt i AM System

I AM System 6.0 kan er processkartläggning och visualisering göras i layoutdokument. Ett nytt dokumentformat som skapas och revideras på precis samma sätt som vanliga textdokument, men där tyngdpunkten ligger på att rita och visualisera.

Era processer kan visualiseras på olika sätt. Vanliga modeller är turtlediagram, organisationsscheman och simbanemodeller.

Ett företags ledningssystem där navigeringen till de olika processerna blir enkel genom visuella och klickbara process-steg.

Här visas en form av turtlediagram, som enkelt kan visualiseras direkt i AM System.

Välj bland färdiga former och processmodeller

För att förenkla ytterligare så har vi identifierat och lagt in vanliga processmodeller direkt i formbiblioteket, så att ni enklare ska komma igång. Här finns olika typer av former, ikoner, processblock och simbanemodeller som ni kan använda för att rita processer.

Välj bland färdiga former, ikoner, processblock och simbanemodeller.

I simbanemodeller kan exempelvis ansvar och roller visualiseras. En simbana motsvarar en funktion eller befattning, med aktiviteter som kan flöda mellan olika simbanor.

Rita själv och definiera er standard

I layoutdokument kan ni även rita och skapa egna former som kan sparas till ditt formbibliotek och återanvändas om och om igen. Dessutom kan ni enkelt skapa länkningar från processens olika steg, till andra stödprocesser, eller till ett specifikt dokument eller en ärendeblankett i AM System. Här är vår så kallade Query Builder en uppskattad hjälp, för att skapa och spara vanliga sökfrågor och sedan länka dem till rätt steg i processen. Även externa länkar är enkla att lägga in.

Addera egna former och sätt er egen standard

Bunta ihop

Om du är processägare för både en huvudprocess och underliggande stödprocesser så rekommenderar vi funktionen bundling, som kan liknas vid att bunta ihop. Dina ingående processer får då ett dokumentnummer, vilket underlättar vid versionshantering, navigering och länkningar.

En bundling kan innehålla både textdokument och layoutdokument, som i exempelvis instruktioner och rutiner där visualisering kan understödja text. Hela processen kan sedan publiceras som en publik länk och på så sätt delas med både interna eller externa målgrupper. Publika länkar kan åtkomstskyddas med lösenord eller delas under en datumbegränsad tid.

TIPS SOM FÖRENKLAR NAVIGERINGEN

Som exempel kan ett layoutdokument användas för att rita upp olika startsidor för olika användare. På så sätt kan ni bygga en unik navigering till olika användargrupper, som gör att medarbetarna kan hitta rätt och öka sin delaktighet i kvalitetsarbetet.

Här visas olika exempel på bundlingsdokument med startsidor anpassade för olika typer av användare. Till vänster visas de olika dokument som ingår i bundlingen.

En process och navigering för kvalitetsarbetet.

Processer främjar samarbete

Tydliga processer ger ett mervärde för hela verksamheten, inte bara för ledning och processägare. Det främjar samarbete och skapar förståelse för hur allt hänger ihop i ett större perspektiv.

Då nya behov uppstår kan vi också använda befintliga processer för att se över rutiner och stämma av om våra arbetssätt kan behöva förändras för att möta framtidens krav.

Så varmt välkommen till AM System och få med er fler i kvalitetsarbetet. Här bygger ni upp en helhet av ert ledningssystem, visualiserar era processer, samlar och sprider styrande dokumentation och bygger upp tydliga ärendeflöden med aviseringar, i rätt tid och till rätt resurser.

Tillbaka till Nyheter