Egenkontroll: Dokumentera och strukturera med AM System

Varför egenkontroll med AM System?

Med Ärende från AM System kan du både planera och dokumentera arbetet med egenkontroller. Eftersom programmet är molnbaserat är rutiner och protokoll är alltid tillgängliga för den som ska göra en egenkontroll. Dessutom kan användare rapportera resultatet av kontrollen även om de inte är på kontoret, till exempel om någon har gjort en temperaturmätning när varorna levereras till kunden. Logga in via mobilen och rapportera direkt.

Automatiska påminnelser gör att ni kommer ihåg även kontroller som inte ska göras på daglig basis. Behöver ni visa upp ett samlat resultat av era egenkontroller tar ni bara den inbyggda statistikfunktionen till hjälp. Bygg upp en helt egen mall eller använd en av våra färdiga mallar för egenkontroll så är ni på gång.

Vad är egenkontroll?

Det finns bestämmelser och lagar om egenkontroll inom flera olika områden, som livsmedel, miljö och bygg. Gemensamt för dem är att de är till för att skydda människor eller miljö. Genom att utföra en egenkontroll kontrollerar du att ni jobbar på ett sätt som följer regler och riktlinjer (och du upptäcker också vad ni behöver göra annorlunda).

Som man kan höra på ordet så betyder egenkontroll att du själv utför kontrollen. Undantaget är egenkontroll inom bygg, där många egenkontroller måste göras av någon annan än den som har gjort arbetet eller av utomstående experter (läs mer längre ner).

Egenkontrollprogram funkar oftast bäst om de är en naturlig del av det dagliga arbetet (ibland är det också ett krav att du utför egenkontroll på vissa saker dagligen). Utvärdera arbetet med egenkontroller regelbundet så att ni vet att det fungerar som det är tänkt. Folkhälsomyndigheten tipsar om att ni ställer er de här frågorna:

• Vilka rutiner finns?
• Är rutinerna kända?
• Tillämpas rutinerna?
• Vad är resultatet av rutinerna?

Egenkontroll: Livsmedel

Livsmedelslagen säger att alla som hanterar livsmedel yrkesmässigt – allt från t.ex. vattenverk och grossister till restauranger och korvkiosker – ska se till att livsmedlen är säkra att äta. I det ingår också t.ex. att livsmedlen har rätt märkning.

Livsmedelshygien är ett nyckelord i sammanhanget. För att se till att du upprätthåller livsmedelshygienen ska du ha rutiner och kontroller till din hjälp. Du ska själv ta fram ett system som passar för din verksamhet, så att det är anpassat till vad du gör och hur stor verksamhet du har. Systemet ska bygga på principerna i HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points).

HACCP egenkontroll

Så här kan en HACCP-analys gå till:

1. Skriv en produktbeskrivning.
2. Beskriv alla steg i hur ni hanterar livsmedlet. Hur går det till när ni tar emot varan, hur lagrar ni den, hur ni förädlar den, hur ni säljer eller levererar den …
3. Gå igenom alla steg från punkt 2 och identifiera möjliga hälsofaror. Ta med alla sorters faror: mikrobiologiska, fysikaliska, kemiska och allergena.
4. Gör en riskbedömning för var och en av de faror som du hittade i punkt 3.
5. Ta fram förbättringsåtgärder.
6. Avgör var de kritiska styrpunkterna finns.
7. Bestäm kritiska gränsvärden för varje kritisk styrpunkt. Följ eventuella regler och riktlinjer eller fråga någon med erfarenhet.
8. Ta fram ett system för att kontrollera varje kritisk styrpunkt (t.ex. ett protokoll för regelbundna temperaturmätningar).
9. Gör en plan för vad ni ska göra om något ändå går fel (t.ex. “om kylskåp 1 går sönder kan vi flytta över varor av det här slaget till kylskåp 2, så länge temperaturen i kylskåp 1 fortfarande är under den här kritiska gränsen”). Se till att planen säger vem som ska göra vad, när det ska göras och hur.
10. Skriv rutiner för hur ni dokumenterar och utvärderar ert arbete.

Kritisk gräns = En gräns där något övergår från att vara acceptabelt till att vara oacceptabelt, till exempel en temperatur i en frys eller en mängd av klor i dricksvatten.

Kritisk styrpunkt = Ett moment där det är nödvändigt att använda en styråtgärd för att se till att en livsmedelsburen fara kan förebyggas, elimineras eller minskas.

Egenkontroll: Miljöbalken

Miljöbalken säger att den som “bedriver verksamhet eller vidtar åtgärder” som skulle kunna skada människors hälsa eller påverka miljön ska förebygga att något sådant händer. Det handlar både om att planera i förväg och att kontrollera löpande och även efter arbetet.

Miljöbalken (kapitel 26, 9 §) och Naturvårdsverkets Allmänna råd om egenkontroll är grunden för ditt egenkontrollprogram. Om du har en tillstånds- eller anmälningspliktig verksamhet ska du också följa Förordningen (1998:901) om verksamhetsutövares egenkontroll, som ställer större krav på din dokumentation.

Ditt egenkontrollprogram ska vara anpassat efter din verksamhet. Har du en stor verksamhet som riskerar att skada miljön allvarligt om något går fel behöver du ha en mer avancerad egenkontroll än om du har en liten och relativt ofarlig verksamhet – om vi tar ett lite extremt exempel så behöver ett kärnkraftverk en betydligt mer omfattande egenkontroll än en bilverkstad.

Egenkontroll: Bygg

Egenkontroll enligt Plan- och bygglagen är annorlunda mot andra egenkontroller. Vissa delar av arbetet kan du få utföra egenkontroll på själv, men många arbeten måste kontrolleras av certifierade experter eller åtminstone någon annan än den som har utfört arbetet. Exempel på sådant som måste kontrolleras av andra är svetsar och skorstenar.

Innan byggnadsarbetet börjar sätter byggnadsnämnden upp en kontrollplan. I den står det vad som ska kontrolleras och dokumenteras för att byggnadsarbetet ska kunna bli godkänt. Byggherren är ansvarig för att det finns en kontrollplan och att den följs.