Här följer en guide med tips och råd på vägen till ett fungerande kvalitetssystem

Exempel på Supplier Management process med PDCA cykel, skapad i AM System. Visuellt och klickbart för användarna.

Varför ett kvalitetsledningsystem?

Ett kvalitetsledningssystem är både ett strategiskt verktyg för ledningen att styra verksamheten i önskad riktning, och ett hjälpmedel för medarbetarna att göra rätt och tillsammans nå verksamhetens målsättningar. Ett kvalitetsledningssystem är ett stöd för att skapa systematik i arbetet och fortlöpande utveckla, följa upp och säkra kvaliteten i verksamheten.

Fördelar med kvalitetsledning?

Ett kvalitetssystem hjälper er att hålla ordning på alla olika aktiviteter som pågår i er organisation. Genom att koppla samman alla pågående processer och aktiviteter i verksamheten blir det enklare att navigera mot era målsättningar, att tillsätta rätt resurser där det behövs och regelbundet utvärdera. Det hjälper er att jobba systematiskt med förbättringar, genom att spåra, analysera och rapportera det som görs.

Vad betyder kvalitetsledningsystem?

Faktiskt så kan ett kvalitetsledningsystem vara allt ifrån pärmar med några styrande instruktioner, till flera dokument i en gemensam filstruktur. Eller ett helt digitalt verktyg där ni både visualiserar era arbetssätt, samlar all dokumentation med versionshantering och rättigheter samt skapar ärendeflöden som underlättar i jobbet. Det finns alltså många olika varianter av kvalitetssystem, där AM System är ett exempel på det sistnämnda. Här kan ni samla allt, i en och samma molntjänst.

PDCA cykel eller modell med klickbara områden som gör det enkelt för användaren att göra rätt.

Behöver vi ett kvalitetsledningssystem?

Alla som levererar en produkt eller tjänst har olika mål och krav som de vill uppfylla, för att vara ett lönsamt, konkurrenskraftigt och hållbart företag.

Genom ett kvalitetssystem kan ni:

• Arbeta med ständiga förbättringar, genom att också visa på de förbättringar ni gör genom att jämföra med föregående år.
• Kartlägga era arbetssätt och processer, så att alla roller, ansvarsområden och aktiviteter ni blir tydliga för alla.
• Dokumentera och hantera era rutiner, riktlinjer och policys.

Ni slipper bortglömda postit-lappar, mail som cirkulerar internt och förbättringsförslag som aldrig förverkligas.

Vilka krav behöver vi uppfylla?

Börja alltid med att titta på era olika krav och utgå ifrån dem. Era krav kan komma från exempelvis:

• Föreskrifter och lagkrav
• Egna kvalitetskrav
• Avtal
• Krav eller certifieringar från externa intressenter
• Kundernas behov

AM System är en digital och mångsidig plattform för hela kvalitetssystemet

Certifiering ISO 9001

För vissa branscher finns det krav på att kvalitetsarbetet ska följa en uppsatt standard som gör att organisationerna kan bli certifierade inom den standarden. Dessa standarder gör att organisationer över hela världen kan följa samma riktlinjer och tillsammans säkerställa att deras kunder och intressenter får produkter och tjänster som är säkra, pålitliga och av hög kvalitet. En sådan ledningssystem standard för kvalitetsarbete är ISO 9001, där rutinerna kan inkludera allt från kundbemötande till att ha en plan för att lösa praktiska problem som exempelvis driftstörningar eller reklamationer.

En eller flera certifieringar i ISO-standarder kan alltså vara ett krav för en del organisationer, samtidigt som det också kan vara en konkurrensfördel. Ett kvalitetsledningssystem signalerar att ni tar arbetsuppgifter, lagar och riktlinjer på allvar och är villiga att ständigt utvecklas.

Införande kvalitetsledningssystem

1. Tänk igenom hur själva arbetet ska gå till

Hur ser det ut hos er? Vem ansvarar för vilka delar och vilka behöver vara inblandade i kvalitetsledningsarbetet?­­

2. Förankra, förankra, förankra

För att lyckas behöver ni dela på ansvaret och hjälpas åt. Delaktighet från chef och ledningssgrupp är oerhört viktigt och likaså förankringen med övriga medarbetare. Alla kommer att involveras mer eller mindre.

3. Utse projektgrupp och projektledare

En projektledare som leder arbetet behövs. Den personen bör vara kommunikativ och ha erfarenhet av att leda både processer och människor. Fundera på varför ni gör detta arbete och definiera syfte och målsättningar. Här har ni nytta av de olika krav ni vill uppfylla.

4. Arbeta gemensamt och kartlägg ert nuläge

Avsätt tid för några inledande workshops där ni ritar upp era arbetssätt idag. Tänk över risker i de olika momenten i verksamheten och markera områden som kan förbättras.

5. Visualisera era processer

Bena fram er huvudprocess och komplettera den med era olika delprocesser. Rita upp och visualisera verksamheten så tydligt som möjligt. Här kan ni dela upp arbetet och inleda med prioriterade processer, för att sedan utöka successivt.

6. Relatera och komplettera med dokumentation

Vilken dokumentation finns hos er idag, som stöd till era processer? Behöver den kompletteras? Relatera processerna till styrande dokumentation i form av instruktioner, riktlinjer och policys.

7. Stötta upp med ärendeflöden

Tänk igenom vilka aktiviteter som kan stöttas upp med digitala ärendeformulär, blanketter och checklistor. Med enkla och tydliga ärendeflöden säkerställer ni att arbetet görs på samma sätt varje gång.

8. Tänk på slutanvändaren – håll det enkelt

Sänk tröskeln till användande genom att introducera systemet så tidigt som möjligt, och successvit bygga på det med mer innehåll. Och skapa startsidor till era olika användargrupper, som motsvarar deras behov. Som exempel kan nämnas en produktionsavdelning. De behöver sannolikt inte se en startsida med både huvudprocess och delprocesser, utan är mer hjälpta av snabba genvägar till de dokument de behöver läsa och de ärenden de registrerar.

9. Fånga in förbättringar och utveckla

Lyssna av era användare regelbundet. Vad kan göras bättre och tydligare? Finns det fortfarande pappersblanketter där ute, som kan integreras i kvalitetsledningssystemet? Ta chansen och inkludera så många delar som möjligt. På så sätt blir kvalitetsledningssystemet ett dagligt verktyg för både ledning och medarbetare.

AM System som kvalitetsledningssystem

Allt kvalitetsarbete utförs inte från ett kontor av en person. Det är snarare ett arbetssätt som ska genomsyra allt och alla i en verksamhet.

Därför blir tillgängligheten viktig

AM System är helt molnbaserat och tillgängligt oavsett var ni arbetar ifrån. Med rättigheter styr ni vem som ska få se och göra vad i systemet. Samt på vilket språk. AM System finns på svenska och engelska och har stöd för fler språk.

Därför ska det var formbart

Kvalitetsarbete handlar om att ständigt förbättras och därför ska ett kvalitetsledningssystem vara levande, inte statiskt. AM System är enkelt att justera, uppdatera och komplettera utifrån era behov.

Exempel på reklamationsprocess i simbanemodell, skapad i AM System.

Därför ska det var användarvänligt

Kvalitetsledningssystemet ska göra det enkelt att göra rätt. Med AM kan ni på ett kreativt sätt rita upp era processer och arbetssätt, dokumentera och skapa automatik som säkerställer att alla arbetar på samma sätt och mot samma mål.

Exempel på startsida för produktionspersonal, enkel och överskådlig med det viktigaste först.

Därför är er data värdefull för er

Genom att systematiskt mäta, analysera och korrigera det som händer skapar ni ständiga förbättringar. Den data som samlas i kvalitetsledningssystemet blir på så sätt ett ovärderligt strategiskt verktyg för er.