Kvalitetssäkring: Systematisera arbetet med AM System

Om du arbetar med kvalitetssäkring har du säkert ställt dig någon av, eller alla, följande frågor:

• Har vi tagit fram en tillräckligt bra produkt?
• Fungerar alla delar av produktionskedjan som de ska?
• Hur hanterar vi eventuellt avfall som uppstår vid produktionen?
• Lever produkten upp till kraven som våra kunder ställer?

Det är detta kvalitetssäkring handlar om: att se till att både tillverkningen av och själva produkten (eller tjänsten) håller hög kvalitet genom hela processen. Det inkluderar förstås också saker som arbetsförhållanden och att ni gör leverantörsbedömningar för att kontrollera kvaliteten även på det. Att styra sin organisation på det här sättet kallas kvalitetsstyrning, det vill säga att ni har ett systematiskt sätt att undersöka, utveckla och förbättra kvaliteten på hela arbetet från start till mål.

Kvalitetsstyrning: Ta hjälp av digitala verktyg

För att underlätta arbetet med kvalitetsstyrning och kvalitetssäkring gäller det i första hand att systematisera arbetet så bra som möjligt: checklistor behöver skapas, processer ska dokumenteras och resultaten måste utvärderas. Anledningen till att det måste göras är enkel: det underlättar för att ni sedan ska lyckas få hela organisationen att faktiskt arbeta för bättre kvalitet under hela processen. Hur lätt är det att till exempel göra en kvalitetskontroll av en maskin om checklistan för att gå igenom maskinens alla delar är svår att hitta bland kontorets pärmar? Inte så lätt.

Det är här digitala tjänster som AM System verkligen kommer till nytta med möjligheten att lagra allt i en molntjänst. Då finns allt tillgängligt på samma ställe, utan att alla medarbetare måste ta sig till ett kontor för att hitta rätt. Dessutom är det lätt att visualisera flöden, processer och arbetsuppgifter med hjälp av digitala verktyg där ni kan få ner rutinerna på skärmen och ändra dem när det passar er. Bättre överblick, bättre tillgänglighet och mindre hantering av papper, så att ni kan lägga energin på att förbättra verksamheten istället.

Mall för kvalitetssäkring med AM System

Med AM Systems molntjänster blir det lättare att både komma igång med och fortsätta utveckla kvalitetsarbetet. I programmen Ärende och Dokument kan ni bland annat:

• Skapa policyer, rutiner och instruktioner för alla delar av arbetet
• Rita upp era processflöden så att de blir lättare att överblicka
• Skicka ärenden vidare till varandra inom organisationen.

I såväl Dokument som Ärende finns det flera färdiga mallar att välja bland för att det ska vara lätt för er att komma igång, men om ni skulle behöva skapa egna mallar går det förstås lika bra (och det är inte svårt alls). Skapa till exempel mallar för listor som ni ofta fyller i, eller för flöden som liknar varandra. Här nedanför kan du läsa mer om hur programmen fungerar.

Så fungerar kvalitetsstyrning i Dokument och Ärende

Programmet Dokument påminner om en vanlig textredigerare, men har betydligt bättre möjligheter för er att dela med er av dokumenten till varandra direkt i programmet. Det gör att ni slipper mejla dokument fram och tillbaka och dessutom kan alla användare se de nyaste versionerna av dokumenten direkt när de publicerats. På så sätt blir det lättare för alla medarbetare att veta vad som gäller och utföra sitt jobb på rätt sätt – en viktig del av kvalitetssäkringen, förstås. Det sparar också en hel del värdefull tid som istället kan läggas på arbetet.

Programmet Ärende fungerar istället som en hjälp att hantera alla olika typer av uppdrag, bedömningar och processer. I programmet designar ni digitala formulär utifrån era flöden för hur till exempel er leverantörsbedömning går till, så att det inte råder några tveksamheter kring det. På så sätt är det lätt att delegera arbetet till nya personer och samtidigt se till att ni inte missar någon viktig punkt. Ni bygger upp era formulär genom att dra och släppa fält och skapa olika sektioner, och anpassar själva vem som ska ha behörighet att göra vad.

I varje registrerat ärende kan ni sedan se vem som gjort vad och när och dessutom bestämma på förhand till exempel vilken avdelning som ska ansvara för vilka arbetsuppgifter. Upptäcker ni något som inte håller tillräckligt hög kvalitet vid en undersökning? Då är det lätt att göra en avvikelserapport i Ärende där ni planerar åtgärder och uppföljning, direkt i programmet. Ärende fungerar också bra för att hantera avtal, reklamationer eller protokoll.

Båda programmen går lika bra att använda på surfplatta, telefon och dator, så det är lätt att påbörja arbetet på en enhet och avsluta från en annan. Informationen lagras tryggt och säkert i molnet till nästa gång ni behöver den.