Vad är ett ledningssystem?

Ledningssystemet skapas för att tydliggöra verksamhetens mål och hur arbetet går till för att nå dem. Ett ledningssystem fungerar som ett verktyg för styrning, utveckling och uppföljning av en verksamhet.

Ledningssystemet:

• ska fungera som ett stöd för att leda, planera, kontrollera, följa upp och utvärdera verksamheten
• ska utformas med verksamhetens mål och strategi som grund
• ska utifrån era krav och risker säkerställa att rätt saker sker på rätt plats och vid rätt tillfälle – och fungerar även som verktyg vid certifieringar
• används av ledningen som ett styrmedel och av medarbetarna som ett redskap

Därute cirkulerar många begrepp för ledningssystem. Några vanliga exempel är verksamhetssystem, verksamhetsledningsystem, QS, kvalitetsledningssystem eller intranät. Man kan sammanfatta det med att kärt barn har många namn och att syftet oftast är detsamma.

Exempel på ledningssystem

Ledningssystem kan ha olika inriktningar som beskriver hur man systematiskt förbättrar och justerar sin verksamhet för att möta uppsatta mål. Dessa mål kan beröra flera olika områden som exempelvis miljö, kvalité eller informationssäkerhet.

I ledningssystemet berörs områden som:

• hur organisationen ska leva upp till lag- och branschstandarder
• vad ledningen ska göra och hur de anställda ska involveras
• hur personaltillgång och kompetens ska säkras
• hur dokumentation och kunskapsdelning ska gå till
• hur riskutvärdering, tillbudsrapportering och krisberedskap ska fungera
• hur organisationen väljer leverantörer och återförsäljare
• hur internrevisioner och förbättringar ska genomföras

Varför ska man ha ett ledningssystem?

Den grundliga drivkraften är att åstadkomma en välfungerande verksamhet som är lönsam. Och för att åstadkomma det krävs styrning och standardisering, vilket ledningssystemet är ett verktyg för. Gemensamt för alla ledningssystem är att det ska fungera som ett stöd för att leda, planera, kontrollera, följa upp och utvärdera verksamheten.

Standard för ledningssystem och certifiering

Inom olika verksamheter finns idag standarder och lagar som måste följas. En standard för ledningssystem finns till för att ge organisationer vägledning och stöd att bygga upp sitt ledningssystem. Dessa standarder innehåller olika krav som ställs på ledningssystemet för att organisationen ska kunna certifiera sig mot standarden.

En certifiering mot en standard visar att verksamheten har ordning, förstår sina kunders behov, är riskmedveten och arbetar för ständiga förbättringar och långsiktig konkurrenskraft.

Vanligt förekommande standarder och lagar är:

• Kvalité – ISO 9001
• Miljö – ISO 14001
• Arbetsmiljö – ISO 45001
• Informationssäkerhet – ISO 27001
• Socialt ansvarstagande – ISO 26000
• Fordonsindustrin – ISO/TS16949 (IATF 16949)
• Medicinteknik – ISO 13485
• Livsmedelssäkerhet – ISO 22000
• Energiledning – ISO 50001
• Flygindustrin – AS9100

Vilka effekter ger ett ledningssystem?

• Nå uppsatta mål gemensamt. Med hjälp av ledningssystemet kan ledningen se att rätt arbete görs, med rätt kompetens på rätt plats och vid rätt tillfälle. Det bidrar till en enhetlig bild inom organisationen och gör att alla kan arbeta mot samma mål.
• Standardiserade arbetssätt som i sin tur skapar en mer effektiv verksamhet med optimerade resultat och rätt kvalitet oavsett om det handlar om produkter eller tjänster.
• Ständiga förbättringar blir en naturlig del i arbetet. Med hjälp av ledningssystemet kan ni visa systematiskt förbättringsarbete, oavsett om det rör sig om kvalité, arbetsmiljö eller informationssäkerhet.
• Fler och långsiktiga förtroenden. Det blir allt vanligare att kunder och leverantörer ställer krav på att verksamheten är certifierad enligt en specifik standard. Ledningssystemet kan på så sätt öka konkurrenskraften både nationellt och internationellt.

Hur används ett ledningssystem idag?

Ett fungerande ledningssystem ska fungera som en naturlig plattform för era medarbetare. Här ska de hitta information, policyer, rutiner, instruktioner och riktlinjer som är relevanta för dem. Samt förstå verksamhetens processer, roller och ansvar. Ledningssystemet ska representera verksamheten som helhet och fungera som ett hjälpmedel för alla i verksamheten.

Ett väl utformat ledningssystem GÖR DET LÄTT, ATT GÖRA RÄTT. Det är ett verktyg för samtliga och förenklar för både medarbetare och ledning.

Ofta visualiseras ledningssystemet genom olika startsidor, för olika typer av användare. Processer ritas och görs klickbara för att underlätta navigering och göra det användarvänligt. Här kan ni se några exempel på hur startsidor och processer kan visualiseras och skapas direkt i AM Systems plattform.

Varför en plattform för hela ledningssystemet?

Idag finns olika system, program och lösningar för att göra ledningssystemet tillgänglig för fler. AM System är en svensk och engelsk plattform för hela ledningssystemet. Här visualiseras verksamhetens processer, styrande dokumentation publiceras och hålls uppdaterad och ärendeflöden upprättas som får jobbet gjort. I plattformen finns aviseringar och kommunikation som underlättar arbetet och minskar risken för att någonting glöms bort.

Fördelar med AM System:

• Förenklar – genom att samla allt på en plats
• Ökar samarbetet – här kan ni dela på arbetet
• Språkstöd – svenska, engelska och med stöd för fler språk
• Tillgängligt – webbaserat och åtkomligt, oavsett var ni är
• Tillförlitligt – versionshantering, åtkomstskydd och rättighetsstyrning
• Användarvänligt – visualisera, rita och bygg egna klickbara navigeringar

10 steg för att komma igång på bästa tänkbara sätt

1. Svara på varför

Börja med att identifiera varför ni gör detta. Vad är syftet, behovet och målen med ett ledningssystem i er verksamhet? Är det kund- eller leverantörskrav som ligger bakom? Är det interna krav för att öka effektiviteten, kvaliteten, lönsamheten? Skapa en tydlig utgångspunkt som ni kan blicka tillbaka på.

2. Säkerställ delaktighet hos ledning

Ledningssystemet ska vara ett redskap för att leda, planera, styra och följa upp – så engagemanget från ledningen är avgörande. Säkerställ att de förstår vinsterna utifrån verksamheten som helhet och sina respektive roller.

3. Engagera rätt personer

Utse en projektledare för arbetet som är kommunikativ och har vana av att leda och involvera. Samla ihop de medarbetare som har mest kunskap om verksamhetens processer och aktiviteter. Här är både den teoretiska och praktiska kunskapen viktig. Tänk på alla delar av verksamheten så att ni får en så representativ projektgrupp som möjligt.

4. Arbeta tillsammans och dela på ansvaret

Håll arbetet prestigelöst och öppet för kritik och idéer. Workshops är en bra och effektiv metod där alla blir delaktiga. Diskutera nuläget. Arbetar vi på rätt sätt? Tänker vi på kunden? Vad kan vi effektivisera. Använd ett riskmedvetet tankesätt och identifiera utvecklingsområden tillsammans.

5. Kartlägg verksamhetens olika processer

Fortsätt arbeta tillsammans med verksamhetens olika processägare. Börja med er huvudprocess och ta delprocesserna successivt genom att rita upp även dem. Skapa en så tydlig bild som möjligt av verksamheten. Bolla och testa processerna i workshops, så kommer förbättringsområden fram ännu tydligare.

6. Arbeta systematiskt och ödmjukt

Kom ihåg att arbetet tar tid. Dela på ansvaret och var ödmjuk. Alla ingående delprocesser behöver inte identifieras samtidigt. Här kan man exempelvis arbeta i olika delområden, och glöm inte att blicka tillbaka då och då för att se hur långt ni kommit.

7. Koppla ihop med dokumentation

Se över er befintliga dokumentation och hur den kan relateras till era olika processer. Behöver dokumentationen kortas ner, kompletteras eller brytas ut i form av ärenden? Koppla samman rätt process-aktiviteter med rätt dokument och ärenden.

8. Bjud in till användande tidigt

Räds inte för att implementera delar som är klara till några medarbetare. Kalla dem för pilotgrupp och börja introducera lågt hängande frukter – alltså områden som berör många medarbetare och som underlättar deras arbete.

9. Glöm inte användarvänligheten

Tro inte att alla medarbetare vill se ledningssystemets alla delar. Tänk i stället användarbaserat – less is more. Fokusera på det som är viktigt och skapa användarvänliga startsidor med anpassad navigering, för olika typer av användare. Och bjud in medarbetare på bred front att börja jobba i ledningssystemet.

10. Sluta aldrig med feedback och förbättring

Genom att implementera delar av ledningssystemet så snart som möjligt och vara öppen för feedback, så skapas engagemang bland medarbetarna. Bättre att fånga in förbättringar tidigt, än att jobba flera månader utan förankring med övriga. Fortsätt att nyttja pilotgruppen för att testa, justera och fortsätta utveckla ledningssystemet.

Lycka till!