Miljöledningssystem i molnet gör det lättare att följa lagen

Ett miljöledningssystem är tänkt att hjälpa dig och din organisation att effektivisera och systematisera ert miljöarbete, så att ni vet att ni följer de riktlinjer och regler som gäller. Kanske har ni era egna policyer att hålla er till utöver de lagkrav som finns? För att hålla koll på de rutiner, mål och andra dokument som hör ihop med miljöarbetet är det en fördel om ni samlar och hanterar dem allihop på samma ställe.

Exempel på vad som inkluderas i miljöledningssystem

Ett miljöledningssystem består av flera delar som tillsammans hjälper er att minska organisationens miljöpåverkan. I ett sådant system kan det finnas allt från miljöpolicyer till rutiner för hur ni handskas med miljörelaterade tillbud.

Men dessa system gör förstås ingen nytta om de inte används. Därför är det viktigt att ta fram ett tydligt tillvägagångssätt för hur ni undersöker miljöarbetet på arbetsplatsen och hur ni vidtar åtgärder för de brister som ni hittar. En sådan process kan se ut såhär:

1. Gör en miljöutredning för att ta reda på hur ni påverkar miljön.
2. Ta fram en handlingsplan för att minska påverkan.
3. Organisera arbetet – vem ska göra vad, när och hur?
4. Gör en utvärdering av resultatet och besluta hur ni kan fortsätta arbetet.

Processen börjar sedan om från början, eftersom arbetet med miljön är något som alltid pågår. Det är förstås också viktigt att dokumentera varje punkt, så att ni kan gå tillbaka och se hur miljöarbetet sett ut tidigare.

Digitalt miljöledningssystem gör vardagen lättare

Genom att spara alla dokument som rör miljöarbetet digitalt blir det lättare för er att alltid komma åt dem, oavsett om olika personer behöver få tillgång till dem från olika platser. Då finns de tillgängliga när de bäst behövs och ni slipper omvägen via att mejla eller skriva ut dokumenten varje gång. Att minska hanteringen av papper är ju dessutom en smart miljöåtgärd bara det! Tack vare att tjänsten är helt molnbaserad kan du påbörja arbetet på en plats och fortsätta på en annan utan krångel, och det går fint att arbeta från såväl mobiltelefon och surfplatta som dator, bärbar eller stationär.

Använd AM System som miljöledningssystem

Med AM Systems molntjänst Dokument är det lätt att skapa, dela, revidera och arkivera dokument precis när du själv känner för det, utan att behöva skriva ut någonting eller leta efter gamla versioner i en mapp. I programmet finns bland annat en inbyggd sökfunktion, som gör att du lätt hittar den där rutinen som du letar efter. När det gäller miljöledningssystem kan du exempelvis använda Dokument för att:

• Beskriva rutiner för hur ni sorterar avfall eller hanterar kemikalier
• Skapa en policy för hur ni ser på det dagliga miljöarbetet, som när ni släcker lampor eller låter bli att skriva ut papper i onödan
• Låta en eller flera medarbetare få ta del av och ha synpunkter på de olika dokumenten.

Programmet påminner om andra ordbehandlingsprogram som de flesta redan är bekanta med, men har betydligt bättre möjligheter för att dela dokumenten med andra personer, samt att du kan få påminnelser om när det är dags att se över och revidera dokumentet. Dessutom kan du spara gamla versioner av dokumenten och på så sätt se hur de ändrats och av vem i organisationen.

I det kompletterande programmet Ärende är det sedan lätt att skapa arbetsuppgifter som baseras på de fyra stegen som beskrevs i början av texten: vem ska göra vad? I Ärende kan du skapa digitala formulär för olika områden som berör miljöarbetet, och du kan enkelt fördela ut arbetsuppgifter till  medarbetare och välja när du önskar att uppgiften ska vara rapporterad som färdig. Dessutom kan du lägga till både påminnelser mote de utdelade uppgifterna samt bestämma när det är dags för uppföljning av uppgiften, så att ni kan göra en ordentlig utvärdering av resultatet.

Miljöledningssystem krävs för ISO 14001

Att ta hand om vår jord är förstås anledning nog att ha ett välfungerande miljöarbete, men det finns fler anledningar. Många företag vill till exempel kunna få miljöcertifieringar, och för det krävs det att man når upp till standarden ISO 14001. Den standarden innebär till exempel att ni arbetar för att använda mindre resurser och material, att ni har en miljöpolicy som beskriver hur ni följer lagar som rör miljön och att ni ökar andelen förnybara resurser där det är möjligt.

Vill du veta mer om funktionerna i Dokument och Ärende och lära dig mer om vad du kan göra med dem? Läs mer om Dokument här.  och här om Ärende.