Digitala protokoll för en enklare vardag

Med digitala protokoll blir din vardag betydligt enklare. Du slipper leta i pärmar och bokhyllor efter rätt protokoll eller bli irriterad när ingen har gjort kopior av det sista exet, och du kan alltid ändra i protokollet om det skulle behöva anpassas för ett särskilt tillfälle. Dessutom kan du spara protokollen utan att de tar upp fysisk plats på kontoret – det är en stor fördel med att använda en molntjänst för dina protokoll oavsett om de berör möten, kontroller eller förhandlingar.

Använd en protokollmall för mindre pappersarbete

Eftersom många protokoll behöver fyllas i med jämna mellanrum underlättar det att ha en färdig digital mall som finns lättillgänglig för den som ska föra protokollet. Om ni dessutom har ett välfungerande program för dokumenthantering behöver protokollet kanske aldrig skrivas ut över huvud taget, vilket gör att du slipper hantera papper alls.

Med AM System kan du och dina kollegor enkelt digitalisera era protokoll och få tillgång till dem oavsett var ni befinner er. AM Systems program är helt molnbaserade och fungerar lika bra på telefon och surfplatta som på dator, så om du behöver fylla i ett protokoll på stående fot är det inga problem. Är ni flera användare kan ni dessutom skicka både dokument och arbetsuppgifter mellan er i programmet och få tillgång till sådant som de andra har skrivit.

Protokoll för årsmöte, brandskydd och internrevision med AM System

För att skapa, använda och arkivera protokoll kan du välja mellan programmen Dokument och Ärende, eller kombinera dem båda, beroende på vilken typ av protokoll det handlar om. I båda programmen finns färdiga mallar för olika typer av protokoll, men du kan också skapa dina egna mallar för företagsspecifika möten, kontroller och revisioner. Du väljer själv vem i organisationen som ska kunna se och redigera vilka protokoll och du kan lagra hur många olika typer du vill eftersom utrymmet i molnet är obegränsat. En extra stor fördel är det förstås att kunna spara återkommande möten, som årsmöten. De har ju ofta ungefär samma upplägg, och då har du stor fördel av att förra årets protokoll finns sparat i arkivet.

Skapa protokoll i Dokument

I programmet Dokument kan du anpassa ett vanligt dokument så att det fungerar som till exempel mötesprotokoll. Det finns ett antal färdiga dokumentmallar om du vill använda dem, men det går lika bra att skapa ett eget protokoll och spara det som mall för framtida användning. Det du skriver blir dessutom sökbart, så att du enkelt kan hitta ett dokument med programmets sökfunktion.

Du skapar protokollen genom att använda programmets inbyggda texteditor och du kan dela med dig av dokumentet till andra användare om du vill, så att ni kan skriva det tillsammans. Färdiga protokoll kan du skicka vidare till till exempel en chef som ska godkänna det eller en justerare som ska granska det innan dokumentet är redo att publiceras. Ska dokumentet inte vara tillgängligt för alla i organisationen? I så fall väljer du att publicera det för enskilda användargrupper i en mapp där behörigheten är begränsad.

Dokument kan visa när någon har läst ditt dokument, så att du vet att rätt personer har fått informationen. Det är alltid den senaste versionen av ett dokument som visas, men tack vare versionshistoriken sparas även de äldre versionerna av dokumentet så att du kan gå tillbaka och se vilka ändringar som gjorts. Exempel på protokoll som du med fördel kan skapa i Dokument är mötesprotokoll och protokoll vid MBL-förhandling.

Skapa protokoll i Ärende

Ärende kan du använda för protokoll vid till exempel skyddsronder och brandsäkerhetskontroller. Skulle det hända att du upptäcker något fel vid en sådan rond registerar du förstås det i protokollet i Ärende, och sedan kan du fördela arbetsuppgifter baserat på detta. Kanske var en nödutgång blockerad av bord, vilket kräver att någon möblerar om. Då skapar du en arbetsuppgift som ska åtgärda det, tilldelar en lämplig person uppgiften och skickar vidare uppgiften. Det går också bra att skapa flera arbetsuppgifter till varje protokoll och fördela dem mellan olika medarbetare om det skulle behövas. Till varje sådan uppgift kan du dessutom koppla påminnelser, för att minska risken att en uppgift glöms bort.

För att skapa protokoll i programmet Ärende skapar du enkelt ett formulär från grunden eller från en färdig mall i vår webbshop, som innehåller ett antal olika fält. Väljer du att själv skapa ett formulär använder du en smidig dra-och-släpp-teknik för att placera ut olika listor, textrutor och checkboxar i protokollet. När det sedan är dags att fylla i protokollet går du steg för steg genom formuläret och fyller i alla fält med rätt information. Datan som du fyller i blir sökbar, så att du enkelt kan hitta rätt protokoll med hjälp av programmets sökfunktion.

Exempel på protokoll i Dokument/Ärende

Såhär kan det se ut när du skapar ett protokoll från mallen Internrevision i programmet Ärende.

Sparade protokoll

Alla protokoll som du skapar i både Dokument och Ärende sparas i ditt system, så att de alltid finns där när du behöver dem. Har du fyllt i formulär i Ärende kan du dessutom exportera datan till grafer och staplar och ladda ned direkt på datorn. På så sätt kan du visa upp statistiken för utomstående på ett översiktligt sätt och få en överblick över till exempel kostnader, tid och antal arbetsuppgifter.