Internrevision som ger effekt

Genom att använda AM System som plattform för ert ledningssystem kan ni med hjälp av tjänsten Ärende bygga ett flöde för er internrevision och standardisera arbetet. Det gör att alla inblandade kan jobba med sin del av internrevisionen samtidigt. Här kan ni planera, utföra och följa upp arbetet på ett gemensamt ställe. Och på så sätt se hur ni möter upp era krav (interna, kunders eller krav från standarder).

Internrevision via AM System

Få överblick på helheten

När du använder AM Systems molnbaserade program Ärende för att göra internrevisioner blir alla delar av arbetet mer överskådligt och lättare att delegera tack vare tydliga arbetsflöden, möjlighet att tilldela olika personer olika uppgifter och samlad statistik från tidigare revisioner. Planera vem som ska göra vad och när, så sköter programmet alla påminnelser och sparar all data som registreras.

Ni bygger upp revisionsplanen direkt i AM System och får ett visuellt arbetsflöde för hela processen. På detta sätt kan ni standardisera arbetet med era internrevisioner och skapa givna checklistor beroende på vilka områden och krav ni ska revidera mot. Dra och släpp olika typer av fält där ni vill ha dem, så har ni hela processen och allt som ska utvärderas samlat på ett enda ställe.

Fördela arbetet

Om ni är flera som delar på arbetet kan ni ställa in formuläret så att alla bara får se sina egna delar av internrevisionen – ingen förvirring och klar fördelning av arbetsuppgifter. Med programmets aviseringsfunktion kan rätt personer påminnas så att jobbet med internrevisionen flyter på som önskat. Eftersom Ärende är molnbaserat är det tillgängligt var ni än är och oavsett om ni använder mobiltelefon, surfplatta eller dator. Praktiskt om ni behöver intervjua någon som är “ute på fältet”.

Varför internrevision?

Internrevisionen fyller många funktioner. Hitta brister i rutiner och efterlevnad, identifiera förbättringsmöjligheter, säkerställa att verksamheten möter olika krav, exempelvis från standarder, lagar, kunder, myndigheter och andra externa intressenter.

Internrevisioner kan omfatta en mängd olika områden, exempelvis ekonomi, risker, möjligheter eller omvärldsbevakning. Oavsett om ni gör en övergripande internrevision av hela verksamheten eller av några specifika områden, så är det viktigt att ha syftet klart för er innan ni börjar. Då är det lättare för internrevisorn att göra avgränsningar och få fram ett användbart resultat.

I flera standarder är internrevision ett krav, till exempel:

• ISO 9001
• ISO 14001
• ISO 45001
• ISO 27001

Vem kan vara internrevisor?

I standarderna krävs dokumenterat utbildade internrevisorer. Det kan handla om en eller flera personer som delar på arbetet och utbildar sig via exempelvis SIS. Tänk också på de rätta personliga egenskaperna. En nyfiken och empatisk person kommer att göra en mycket bättre internrevision än en konfrontativ och felsökande person. Hen ska också ha ett kritiskt öga för att kunna granska rutiner, policyer och annat och kunna ifrågasätta det som inte fungerar optimalt på ett konstruktivt sätt.

Hur kan en internrevision gå till?

Internrevisorn brukar granska dokumentation (rutiner, policyer, protokoll etc) samt intervjua personer som har ansvar eller jobbar inom området det ska fokusera på. Detta för att undersöka om verkligheten stämmer överens med det som står skrivet.

Vilka frågor som blir relevanta beror helt på vilket område ni fokuserar på. Rent allmänt så brukar det vara så att samtalen med medarbetarna ger bättre resultat om internrevisorn fokuserar på förbättring snarare än fel. Den som känner sig attackerad kommer bli defensiv och försvara sig i stället för att hjälpa till att hitta bristerna. Har man otur kan det leda till att brister i ett arbetssätt hänger kvar år efter år.

Vad händer efter internrevisionen?

Resultatet av en internrevision brukar bli en rapport där det står om hur det fungerar i dag, eventuella revisionsavvikelser och vad de beror på. Samt rekommenderade förbättringsåtgärder. Även denna rapport kan skapas direkt i AM System.

Säkerställ att det finns ett engagemang för resultatet. Det jobbet börjar redan innan internrevisionen sätter igång. Se till att alla är införstådda med vad som ska hända, varför det ska göras och vad syftet är.

Genom hela internrevisionen är det viktigt att medarbetare blir sedda och lyssnade på, annars finns det risk för att resultat och handlingsplaner känns som tomma ord. Det är lika viktigt att presentera resultatet på ett engagerande sätt. Rapporten behövs för att skapa tydlighet och spårbarhet. Resultatet kan också kompletteras med en avslappnad presentation och gruppdiskussion.