Garantera spårbarhet med AM System

Använda Ärende som spårbarhetssystem

Välj själv om du vill använda vår färdiga mall för spårbarhet eller bygga ett helt eget spårbarhetssystem från grunden. All data blir spårbar i sig i vårt system: du kan enkelt få ut en logg över vem som har ändrat vilken uppgift och när det gjordes.

Eftersom Ärende är molnbaserat spelar det ingen roll var ni är. Det funkar dessutom lika bra på dator som i smartphone och surfplatta. Den som tar emot varor på lastkajen kan lika lätt fylla i uppgifter som den som sitter i kundtjänst och tar emot en reklamation.

Ett digitalt spårbarhetssystem som Ärende gör att du lätt kan söka fram alla leveranser från en viss leverantör, av en viss produkt eller från ett visst datum – ovärderligt om du plötsligt måste rapportera eller undersöka om ni behöver dra tillbaka en vara.

För att göra er spårbarhetskontroll extra smidig kan ni låta era leverantörer logga in direkt i Ärende och fylla i sina uppgifter. När ni har tagit emot leveransen fortsätter ni fylla i era egna uppgifter i samma formulär – allt hamnar på ett ställe!

Spårbarhet för livsmedel: intern och extern spårbarhet

Det finns ingen allmän regel som kräver att du har ett system för att hålla koll på hur livsmedel rör sig inom ditt företag (s.k. inre spårbarhet), men vissa branscher eller standarder kan ställa sådana krav. Ibland kanske det är en kund som kommer med krav. Många väljer också frivilligt att ha ett system för intern spårbarhet, så att de inte behöver dra tillbaka så stora partier om det t.ex. skulle visa sig att det fanns ett allergiframkallande ämne i en viss omgång kryddblandning som man har använt i sin tillverkning.

Däremot är det ett krav att du har ett spårbarhetssystem när det gäller den externa spårbarheten. Ditt system för extern spårbarhet ska vara utformat så att du vet och kan berätta för myndigheterna:

• vilka (företag eller privatpersoner) du har köpt eller fått dina livsmedel, ingredienser och livsmedelsproducerande djur ifrån
• vilka företag du har levererat livsmedel, ingredienser och livsmedelsproducerande djur till.

Vilka uppgifter ska jag spara?

Du ska samla in uppgifter som gör att du kan identifiera varje parti, till exempel:

• Leverantörens/mottagarens namn och adress
• Typ av produkt
• Leveransdatum
• Mängd

(För en del livsmedel, t.ex. animaliska råvaror eller ekologiska livsmedel, finns det fler krav, som du kan läsa mer om hos Livsmedelsverket.)

Du har säkert redan de här uppgifterna i ditt företag i form av kundregister, följesedlar, kvitton och liknande, så att skapa ett system för spårbarhet behöver inte alls vara svårt. Det är extra smart att ha ditt spårbarhetssystem digitalt, eftersom det gör allt enkelt sökbart. Programmet Ärende hjälper dig att samla alla uppgifter om dina leverantörer och mottagare och snabbt ta fram rätt uppgifter eller statistik. Eftersom Ärende är molnbaserat kan du lätt lägga in eller ta fram uppgifter även om du inte befinner dig på kontoret.

Hur länge ska jag spara uppgifterna?

Du ska spara uppgifterna så länge som de behövs för att hålla slutkonsumenten säker. Det här är EG-kommissionens rekommendationer, men om du tror att det behövs kan du förstås spara uppgifterna längre.

• Produkter utan specificerad hållbarhetstid: spara uppgifterna 5 år efter tillverkningsdatum eller leveransdatum.
• Produkter med kortare hållbarhetstid än 3 månader: spara uppgifterna i 6 månader efter tillverkningsdatum eller leveransdatum.
• Produkter med längre hållbarhetstid än 3 månader: spara uppgifterna hela hållbarhetstiden plus 6 månader till.
• Produkter utan sista förbrukningsdag: spara uppgifterna i 6 månader efter tillverkningsdatum eller leveransdatum.

Spårbarhet i produktion

Många tillverkningsindustrier har infört spårbarhetssystem. Det gör det lättare att se mönster i vilka varor som reklameras och ta upp det med leverantörer eller justera maskiner i produktionslinjen. Ibland är det en säkerhetsfråga, om en felaktig produkt kan skada konsumenten. Ibland är det “bara” ett irriterande fel, men om du har insett att det är fel på en viss batch har du möjlighet att vända det till något positivt genom att höra av dig till drabbade kunder och erbjuda dem en ny vara redan innan problemet har visat sig.

Programmet Ärende hjälper dig att hålla koll på varifrån olika komponenter har kommit, vad som har hänt med dem hos dig och vart du har skickat dem sedan. Alla på hela företaget kommer åt uppgifterna – från montören som rapporterar en avvikelse på mobilen till ekonomichefen som ska betala ut eventuella ersättningar.