Systematiskt arbetsmiljöarbete i molnet: Strukturera arbetet med AM System

Att det är viktigt med en trevlig och trygg arbetsmiljö är nog de flesta överens om, men för att säkerställa att alla delar av arbetsmiljön lever upp till de krav som finns är det viktigt att ha rutiner att gå efter när det är dags att undersöka arbetsmiljön. Under 2018 kom den internationella standarden ISO 45001, och för att bli certifierade enligt den krävs det att ni har ett systematiskt sätt att hantera arbetsmiljön.

De centrala delarna i arbetet med arbetsmiljön ser ut såhär:

• Undersökning av verksamheten – hur fungerar den idag?
• Bedömning av de risker som synliggjorts vid undersökningen – vilka risker finns och hur stora är de?
• Åtgärder för att minska riskerna – hur ska vi hantera riskerna?
• Kontroll av att åtgärderna faktiskt har bidragit till en bättre arbetsmiljö – hur fungerade de i praktiken?

Efter den sista punkten börjar processen om igen, eftersom arbetsmiljöarbetet är ständigt pågående. Var och en av dessa punkter ska dokumenteras och registreras, så att ni kan gå tillbaka till dem i efterhand.

Skapa arbetsmiljöplan och arbetsmiljöpolicy digitalt

Det bästa sättet för att effektivisera arbetsmiljöarbetet är förstås att se till att rutiner, policyer och andra viktiga dokument finns tillgängliga när de behövs, så att ni inte behöver ödsla onödig tid på att leta efter dem. Därför är det en bra idé att skapa en arbetsmiljöplan (och gärna en eller flera arbetsmiljöpolicyer) digitalt och spara den i molnet. Det gör att den går att få tag på oavsett om du befinner dig på kontoret, fabriksgolvet eller någon helt annanstans. Dessutom är det lättare att uppdatera och ändra en digital arbetsmiljöplan och arbetsmiljöpolicy, så att alla anställda alltid kan se den senaste versionen. Och så slipper du ju hanteringen av papper och pärmar som ju har en tendens att hopa sig (eller till och med försvinna).

Bättre riskbedömning av arbetsmiljö med AM System

När du följer punkterna ovan för ett systematiskt arbetsmiljöarbete kommer det kanske att dyka upp brister som du eller någon annan måste åtgärda för att ingens hälsa ska riskeras. Där kommer AM Systems molnbaserade program Dokument och Ärende in i bilden.

Med Dokument kan du:

• Beskriva rutiner och tillvägagångssätt vid olika händelser, till exempel vad ni gör om ni upptäcker mobbning på arbetsplatsen eller hur vad ni gör om det börjar brinna
• Skapa policyer för hur saker och ting ska fungera, som anställningspolicy eller alkohol- och drogpolicy
• Ge tillgång till viktiga dokument till alla eller några utvalda medarbetare.

Dokument fungerar som en textredigerare där du antingen använder färdiga mallar för att skapa till exempel en policy, eller skriver själv direkt från grunden. Vem på företaget som ska ha tillgång till att se, ändra eller skapa dokument väljer du själv. När du har dokumenterat såväl policyer som arbetssätt blir det också enklare att upptäcka fel och risker, och sedan åtgärda dem.

När du sedan behöver åtgärda ett fel kan du med fördel använda programmet Ärende.

I Ärende kan du till exempel:

• Skapa checklistor för att komma ihåg att uppfylla alla krav från en policy eller rutin
• Fördela arbetsuppgifter mellan medarbetare och skicka ut aviseringar om vad de ska göra
• Följa upp tidigare arbetsuppgifter och se till att felen åtgärdades på rätt sätt
• Samla statistik över era ärenden och förbättra arbetet ännu mer utifrån detta.

Ärende och Dokument kompletterar därför varandra på ett smart sätt, och är förstås alltid tillgängliga tack vare att de är helt molnbaserade. De kräver ingen installation och är lätta att använda på både mobiltelefonen, surfplattan och datorn. All information synkas mellan enheterna, så att du kan påbörja arbetet från mobilen och avsluta från datorn vid skrivbordet.

Systematiskt arbetsmiljöarbete från enkel mall

Att systematisera arbetsmiljöarbetet handlar alltså om att skapa ett strukturerat sätt att gå igenom de fyra punkterna som nämndes först i den här texten, och med AM Systems program blir det lätt att se till att ni kan göra det. För att det ska vara så lätt som möjligt att komma igång med våra program har vi skapat mallar för både ärendeflöden och policyer som vi vet är populära, så att du kan ladda ner dem direkt och anpassa dem efter era behov.

Att systematisera arbetet innebär förstås också att ni har kontroll på arbetet och vet var alla dokument finns. När ni registrerar allt i AM Systems program blir det lättare att hålla ordning på dokumenten, arkivera de som inte längre är aktuella och kunna se tidigare versioner av dokumenten. I programmet Ärende kan du enkelt fördela ut arbetsuppgifter och skapa automatiska påminnelser till ansvariga personer.

Vill du veta mer om hur du kan använda AM Systems programvaror? Här berättar vi mer om Dokument, och här om Ärende.