5S – ordning och reda

Med 5S-metoden (en del av lean manufacturing) ser du till att det alltid är ordning och reda på arbetsplatsen. Ursprungligen användes 5S inom industrin, men numera används det inom alla möjliga områden, oftast som en del av ett större lean-arbete.

5S-metoden utvecklades hos Toyota i Japan; var och en av de fem grundpelarna har ett japanskt namn som börjar på S. På svenska brukar de fem S:en oftast översättas med sortera, systematisera, städa/skick, standardisera och se till/sköt om. Översättningen som vi har använt här är inventering, placering, rengöring, rutiner och disciplin – de orden är lite bättre rent betydelsemässigt, men eftersom de inte börjar på S har de inte fått samma genomslagskraft.

Om en liten stund vill vi gärna berätta mer om hur du kan ta hjälp av våra program för att arbeta med lean och 5S, men först: vilka är det fem S:en?

1. Seiri (inventering)

Ni går tillsammans igenom arbetsplatsen och sorterar allt som finns där: maskiner, möbler, verktyg, material och annat. Fundera över när varje sak senast användes, vad den används till, hur ofta den används – kort sagt: fundera över om den verkligen behöver vara kvar där den är.

Släng, återvinn, ge bort, flytta eller gör er av med det som är onödigt på något annat sätt. Saker som ni är osäkra på placerar ni i en särskild “red tag area”. Sätt en lapp (en röd, om ni vill vara 5S-metoden riktigt trogna) på varje sak där ni skriver ner sådant som kan vara viktigt att veta, till exempel varifrån saken har hämtats, vad den används till och vilket datum den placerades i red tag-området. Saker som har varit red tag-området en viss tid (bestäm vad som är rimligt hos er: en vecka, en månad, ett halvår?) gör ni er av med.

2. Seiton (placering)

Ni placerar allt som behövs vid en viss arbetsstation inom nära räckhåll och märker ut platsen där varje sak ska finnas. Försök att placera saker som används ofta närmast den som arbetar vid stationen. Att utföra eller låtsas utföra uppgiften brukar hjälpa. Sikta på att undvika all sorts slöseri, till exempel onödiga väntetider, att behöva sträcka sig långt efter något och onödiga transporter.

3. Seiso (rengöring)

Ni gör ordentligt rent på arbetsplatsen och sätter standarden för hur ni ska ha det framöver. Enkelt underhåll av eventuella maskiner och annan utrustning ingår också. Ta foton på hur det ska se ut när allt är ordnat och rengjort.

4. Seiketsu (rutiner)

Nu när ni har det rent och snyggt är det dags att göra ordningen till en vana. Bestäm vilken sorts rengöring som ska göras varje dag och vilken som ska göras med längre intervaller. Gör checklistor, scheman, instruktioner och annat som hjälper er att komma ihåg vad som ska göras, när och av vem. I början kan det vara smart att ha en gemensam liten “5S-stund” varje dag, men så småningom börjar det gå av sig självt.

5. Shitsuke (disciplin)

Ni håller ordningen, följer upp och förbättrar era rutiner och att-göra-listor, så att ert 5S-arbete fortsätter utvecklas.

5S är en del av lean

5S-metoden är en viktig del av lean management. Om lean-arbete är nytt för er är 5S förmodligen ett bra första steg. Det är relativt enkelt att genomföra och ni ser direkt stor skillnad. Har ni lyckats bra med era 5S har ni också lyckats med leans övergripande mål om att minska resursslöseri. Ingen behöver längre slösa energi på obekväma, onödiga rörelser eller på att leta efter ett visst verktyg. I förlängningen slösas ingen tid i tillverkningsprocessen bort och hela tillverkningen blir också mer kostnadseffektiv.

Så använder ni AM System med 5S-metoden

Ni kan använda AM System för hela ert lean-arbete och förstås även för 5S. I programmet Dokument kan ni skapa rutiner, instruktioner och policyer. (Alla gamla versioner arkiveras automatiskt, så att ni kan se hur arbetet har utvecklats över tid – ett sätt för er att se vilken effekt det femte S:et har.)

Med programmet Ärende kan ni skapa digitala checklistor som hjälper er att upprätthålla ordningen och tilldela uppgifter till olika personer. Har ni alla checklistor digitalt är det enkelt att sammanställa statistik för att ta reda på till exempel om det finns rutiner som verkar vara svåra att följa eller om någon avdelning inte är speciellt engagerad i 5S-arbetet.

Även programmet Underhåll kan bli en viktig del i 5S. I programmet kan ni ställa in påminnelser för när olika maskiner, byggnader eller liknande behöver ett specifikt förebyggande underhåll. I programmet kopplar ni ihop exempelvis en maskin med reservdelar och vätskor som passar, med teknisk dokumentation och med annat som är bra att veta för den som ska utföra underhållet.