Avvikelserapportering och mall för avvikelserapport

Vad är en avvikelse?

En avvikelse är något som hindrar dig från att arbeta enligt den standard som gäller för processen. Det kan vara allt ifrån en trasig lampa, en säkerhetsrisk, fel på ingående material eller ett felaktigt mätresultat. Eller att hela maskiner inte fungerar som det är tänkt. Anledningarna till en avvikelse kan vara olika delar i processen, såsom människan, maskiner, metod, miljö, mätbarhet, material etc.

Avvikelserapport och avvikelsehantering

Oavsett typ av avvikelse så innebär den en risk, då en instruktion eller tänkt standard inte kan följas. Så genom att kunna rapportera och åtgärda avvikelserna på ett effektivt sätt, kan ni säkerställa ”rätt från människan”. Samt att organisationen kan dra lärdomar om den process där avvikelsen uppstått. Detta är värdefullt utifrån ett säkerhets- och kvalitetsperspektiv, både för den aktuella processen och då nya processer utvecklas.

I AM System kan du och ditt företag bygga upp en enkel och strukturerad hantering av avvikelser, anpassat för er verksamhet och de krav ni vill uppfylla. De mest vanligt förekommande standarderna ISO 9001, ISO 14001 och ISO 45001 kräver samtliga en fungerande process för att hantera och följa upp avvikelser.

Här visas ett exempel på en 8D rapport i AM System, som enkelt anpassas efter era behov.

Mall för avvikelserapport

På AM System tycker vi att det ska vara enkelt att rapportera avvikelser. Därför har vi skapat lite olika typer av mallar för avvikelsehantering, som man tar del av kostnadsfritt när man är användare av vår molnbaserade tjänst Ärende.

I mallarna finns sektioner, fält och texter för att komma igång enkelt och smidigt. Du kan använda mallarna precis som de ser ut, eller anpassa dem specifikt med de fält och funktioner som ni behöver. Flera kunder importerar även data i AM System från exempelvis affärssystem, för att underlätta administrationen.

Inte sällan upplever AM Systems kunder att antalet avvikelser också ökar då processen digitaliseras genom vår modul Ärende. Detta är inget negativt, utan tvärtom skapar systemet tydlig data, spårbarhet och statistik som faktiskt underlättar prioriteringar och åtgärder.

Här visas några exempel på mall avvikelserapport i AM System, alla enkla att ladda ner för våra användare.

Avvikelsehantering i AM System

Genom att använda AM System för er avvikelsehantering skapar ni förutsättningar att snabbt kunna analysera och åtgärda avvikelser, liksom att avisera olika funktioner eller personer om sina uppgifter och deadlines.

Avvikelserapporternas status är visuell för alla som är delaktiga i dem och du kan lätt automatisera aviseringar när saker utförs och därmed kan följas upp. Via aviseringarna klickar sig mottagaren direkt in i ärendet och kan påbörja arbetet.

Bygg formulär med drag and drop teknik

Ärendemodulen i AM System tillhandahåller olika funktioner som du själv kombinerar via drag and drop teknik för att skapa just det flöde, med precis den data, som är viktig för er verksamhet. Datafält kombineras med smarta funktioner för att avisera personer eller avdelningar, vid angivna tidpunkter eller händelser.

Vidare kan du administrera användare samt definiera grupper och rättigheter i AM System, vilket gör att enbart personer med rätt behörighet kan läsa valda delar av formulären.

Tillgängligt oavsett var du är

Eftersom avvikelser sker i hela verksamheten är AM Systems moduler tillgängliga från både smartphone, läsplatta och dator. Det gör att du snabbt kan fånga en avvikelse med förtydligande bilder, direkt där den inträffar och kan vara delaktig vare sig du arbetar hemifrån eller på fabriksgolvet.

Hantera dina avvikelser, oavsett var du är.

Samarbeta med kunder och leverantörer

AM System underlättar också samarbetet med leverantörer och kunder, eftersom de kan inkluderas som användare i ert system och därmed vara delaktiga i er avvikelsehantering.

Det gör att interna avvikelser direkt kan generera leverantörsavvikelser, med en förutbestämd rapport till leverantören. Och kunder kan tillåtas registrera avvikelser direkt i ert system, om de saknar ett eget strukturerat arbetssätt.Om ni ger leverantören och kunden egna användare, så kan ni arbeta i samma rapporter, där förutbestämda fält och sektioner görs tillgängliga för dem.

På så sätt får både ni, era leverantörer och kunder exakt samma bild av hur framdriften ser ut, vilket underlättar kommunikation och dialog.

Från registrerad till avslutad avvikelse

Genom de olika statusinställningarna; Registrerad, Pågående, Åtgärdad och Avslutad får ni kontroll på vad som registreras, hanteras samt i vilken takt. I AM Systems Ärende finns också möjlighet att ställa in ledtider för hanteringen av avvikelser och på så sätt följa upp om man efterlever de KPI:er man eventuellt satt upp.

När avvikelser är åtgärdade och avslutade kan de arkiveras. Genom att använda systemets sökverktyg kan ni enkelt filtrera och hitta det ni söker. Ett exempel kan vara att ni vill söka fram alla avvikelser som kan härröras till en viss feltyp, avvikelser under en viss tidsperiod eller alla avvikelser som du själv har registrerat.

AM Systems funktion Query Builder skapar dessutom möjligheter att spara sökningar som man ofta arbetar med. Dessa sparade sökfraser kan man sedan länka till samt dela med sina kollegor. Ett exempel kan vara att man till ledningen vill skapa en startsida/dashboard för att snabbt kunna överblicka och visa sökresultat på alla avvikelser, utifrån exempelvis status, feltyper eller ledtider.

AM Systems Querybuilder skapar stora möjligheter att skapa och återanvända sökningar. Ovärderligt när ni ska visa specifik statistik i realtid.

Se avvikelser som något positivt

Avvikelser kan kännas som något negativt för en organisation, men vi vill hellre se dem som en möjlighet till förbättringar. Skapar du ett system där ni får möjligheten att dra maximal lärdom av varje avvikelse, blir den processen en ständig källa till ny kunskap. Kunskap som kan användas när nya processer tas fram.

Vill du veta mer om avvikelsehantering i AM System?

Kontakta någon av våra kundutvecklare, så kan de berätta mer. Eller läs våra relaterade kundcase, som ni hittar här nedan.