Avvikelsehantering med AM Systems mall för avvikelserapport

Avvikelserapporter finns till för att du ska kunna rapportera, hantera och följa upp när något inte går som det ska. Tillbud och andra typer av avvikelser som inträffar flera gånger kan i värsta fall orsaka olyckor och arbetsskador och dessutom kosta organisationen mycket pengar. Genom att fylla i en avvikelserapport som enkelt skickas till rätt person behöver avvikelserna inte uppstå igen och du får en tydlig överblick över vilka och hur många avvikelser ni har i organisationen. Hantera avvikelserna digitalt för att vara säker på att ingenting glöms bort med hjälp av förprogrammerade mallar i vårt ärendehanteringssystem, eller skräddarsy en egen mall som är anpassad efter just din organisation.

Prova AM System kostnadsfritt

Vad är en avvikelserapport?

En avvikelserapport är ett sätt att anmäla något som inte fungerat som det ska inom organisationen. Till avvikelser räknas till exempel om någon skadar sig, en rutin som inte fungerar och om produktionen inte går som den ska. Det är förstås omöjligt att undvika att sådana saker inträffar ibland, men om ni har ett bra system för att rapportera och hantera avvikelserna kan ni se till att de inte inträffar igen.

Avvikelserapporterna fungerar som underlag för att förbättra verksamheten och ska inte bli liggande underst i pappershögen på kontoret. Avvikelser som inte rapporteras, glöms bort eller ignoreras kan leda till stora kostnader för företaget – helt i onödan. Ett tydligt exempel är en diskmaskin i ett produktionskök. Om diskmaskinen slutar fungera i en timme en dag gör det kanske inte så stor skada i stunden, men nästa gång slutar den kanske fungera under en hel dag. Det kommer definitivt att påverka verksamheten negativt, men om avvikelsen rapporteras redan första gången kan rätt person åtgärda felet direkt när det upptäcks. Organisationen slipper tråkiga bieffekter som stora kostnader och missnöjda kunder, och verksamheten fungerar bättre. Olika certifikat som ISO 9001, ISO 14001, SOSFS 2011 och AFS 2001 kräver dessutom att ni har en fungerande avvikelsehantering.

Avvikelserapporter som utförs digitalt är enkla och överskådliga att hantera, vilket i sin tur ökar chanserna för att avvikelserna faktiskt rapporteras. Här nedanför kan du läsa mer om hur du och dina kollegor kan göra avvikelserapporter med hjälp av färdiga mallar i programmet Ärende.

Så fungerar avvikelsehantering med Ärende

Vi tycker att det ska vara enkelt att rapportera avvikelser. Därför har vi byggt upp en lättbegriplig mall där all information kring en avvikelse kan skickas till en eller flera personer, och informationen sparas för att finnas tillgänglig även i framtiden.

När någon rapporterar en avvikelse i Ärende kan den personen välja skicka vidare informationen till chef, arbetsgivare eller annan ansvarig person som får en notis om den nya avvikelsen. Denna person kan i sin tur välja att hantera ärendet själv, eller skicka det vidare till någon som är bättre lämpad att hantera avvikelsen. Om avvikelsen till exempel berör en kund eller en leverantör kan de få ett eget konto med begränsade rättigheter så att de kan hantera avvikelsen själva, samtidigt som all information fortfarande finns tillgänglig för dig och dina kollegor i systemet.

Avvikelsehantering

All information om alla avvikelser sparas automatiskt. Om du behöver gå tillbaka till ett särskilt ärende kan du enkelt hitta det genom att använda sökverktyget och de olika filtreringar som finns där. Du kan till exempel söka fram alla avvikelser som rapporterats i samband med leveranser, eller söka efter alla ärenden som du själv har hanterat. Dessutom kan programmet sammanställa statistik för alla avvikelser i form av grafer och tabeller som kan fungera som underlag för andra rapporter.

Avvikelsehantering

I vårt program Ärende finns en färdig mall för att hantera avvikelser som alla våra användare kan ladda ner. Om mallen inte passar riktigt för dig och din verksamhet kan du också välja att bygga upp en egen mall där du själv väljer vilka fält och funktioner som ska finnas med.

Är du nyfiken på oss på AM System och på hur du kan använda vår mall för avvikelsehantering? I den här filmen visar vi hur avvikelserapportering går till och ger exempel på några smarta funktioner som finns i systemet.

Vårt avvikelsehanteringssystem kan alltså användas till att:

  • Hantera olika typer av avvikelser: produktionsavvikelser, kundavvikelser och leverantörsavvikelser för att nämna några.
  • Skicka avvikelserna för hantering till rätt personer.
  • Se till att ingenting glöms bort tack vare påminnelsenotiser.
  • Ge rätt personer behörighet att hantera sina avvikelser.
  • Spara och sammanställa information som kan behövas i efterhand.

Avvikelser kan kännas som något negativt för en organisation, men vi vill hellre se dem som en möjlighet att förbättra något. Vi tänker såhär: om avvikelserna inte rapporteras försvinner också möjligheten att utvecklas och göra ett ännu bättre jobb. Avvikelsehanteringen gör att små fel och brister upptäcks tidigt och kan åtgärdas innan de blir till något mer allvarligt. Om du rapporterar avvikelserna med AM System får du dessutom påminnelser om uppföljning, vilket gör att det är lätt att se vad resultatet av avvikelsehanteringen faktiskt blev.

Avvikelsehantering

Vill du veta mer om hur avvikelsehantering med AM System fungerar? Titta på vår instruktionsvideo på vår Youtube-kanal – där visar vi hur det går till.